Административен функционален блок

Административен функционален блок - Дипломна работа, раздел Икономика, Място и значение на офис мениджъра в управленската структура на модерно предприятие Административен функционален блок. Като част от Административната функция май.

Административен функционален блок. Като част от административната функция могат да се разграничат две взаимосвързани подфункции: организационна и управленска и координационна.

Като част от организационната и управленска функция, офис мениджърът може да реши следните основни задачи: организация на офис работата b управление на офис работата в ежедневен режим в офис управление в условия на реакция при кризи d организация на работния ден на мениджъра e организация на личната ежедневна работа самоуправление e разработка на административни процедури технология офис работа. На свой ред, в рамките на координационната подфункция, офис мениджърът може да реши следните основни задачи: координация на работата на служителите в офиса помежду си b координация на дейностите на основните и спомагателните подразделения на офиса в координация на работата на апарата за управление и структурните подразделения на предприятието г координация на работата на апарата за управление и клонове на представителствата на предприятието г координация на работата с наемодатели, комунални услуги и координация на работата с бизнес партньори на предприятието и медиите. Следващата функция в административния блок е регулаторна, която също може да бъде разделена на две подфункции - планиране и отчитане. В рамките на планираната подфункция мениджърът на офиса решава следните основни задачи: планиране на лична работа b планиране на офис работата за деня, седмицата, месеца в текущото и дългосрочно планиране на работното време на мениджъра d участие в планирането дейностите на предприятието изготвяне на съответния раздел в месечния и тримесечния работен план, годишната програма за организационно развитие на предприятието и др. Планиране на работа на офис служители, вкл. смяна, както и графици за дежурство, почистване, заминавания и др. Като част от подфункцията за отчитане, мениджърът на офиса по правило решава следните задачи: отчитане по установени форми за дейността на основните подразделения на офис б анализ на отчети по установени форми за дейностите на спомагателните подразделения на канцеларията при изготвяне на доклади за текущите дейности на офиса за ръководителя на предприятието под формата на планове; изготвяне на бележки по определени въпроси от дейностите на офиса и на предприятието според указанията на ръководителя; дневник за счетоводство на документи, дневници за маршрутизиране на драйвери и др. Специално място в административния блок заема контролната функция.

Контролът върху случващото се в и около офиса е изключително важен за ефективността на неговите дейности - това се доказва както от теорията, така и от практиката на управление.

Функцията за контрол включва също две подфункции, оценка и счетоводство. В рамките на първата от тях офис мениджърът решава следните задачи: оценка на качеството на работата на офис персонала и услугите за поддръжка; б оценка на изпълнението на индивидуални поръчки на ръководителя от офис персонала при оценка на състоянието на офиса и работните места на служителите; ... изпълнение на най-важните поръчки, включително въпроси за тяхното опаковане и доставка и др. оценка на състоянието на документацията.

Освен това, за адекватна оценка на различни процеси и най-вече ежедневните дейности на служителите, мениджърът на офиса трябва да разработи подходящи критерии за оценка.

На свой ред, в рамките на счетоводната подфункция, офис мениджърът трябва да осигури своевременно и качествено документално записване на прогнозните показатели, вкл. счетоводно отчитане на количествената и качествена работа на офис персонала и услугите за поддръжка b отчитане на пълнотата и навременността на изпълнението на отделни поръчки от ръководителя на офиса от персонала на офиса, като се отчита състоянието на офиса и работните места на служителите и определяне на тази основа на необходимостта от текущ и основен ремонт на помещения или реорганизация на офис площи d отчитане състоянието на офис офис оборудването и определяне на тази основа на необходимостта от оптимизиране на графика за неговата поддръжка или модернизация; 2.3 Поддържащ функционален блок Поддържащият функционален блок включва информация, маркетинг и бизнес функции. Информационната функция на управлението на офиса, след по-внимателно проучване, се разделя на комуникационни и документационни подфункции, тясно взаимосвързани.

В следващата функция за маркетинг и управление на офиса също могат да бъдат разграничени два основни компонента: икономическа подфункция и подфункция за реагиране при кризи.

Що се отнася до втората подфункция, нейното изпълнение предполага изпълнението под ръководството на офис мениджър на набор от задачи, чиято основа са връзките с обществеността при управление на кризи на предприятие. Списъкът със задачи, решавани от офис мениджъра в рамките на икономическата функция, изглежда много значителен.

За разлика от предишните функции, изглежда целесъобразно да се отделят не подфункции, а независими области на дейност. 1. Финансова подкрепа. 2. Материална подкрепа.

В рамките на финансовата подкрепа офис мениджърът решава следните основни задачи и управлението на офис финансовите ресурси, вкл. бюджетиране, което предполага оптимизиране на офис разходите и контрол върху офис разходите, както и контрол върху плащането на сметки, изготвяне на необходимата счетоводна документация, взаимодействие с банката и доставчици на стоки и услуги; организация на договорна работа по отношение на въпроси, свързани с за осигуряване на офис дейности в контролни и инвентарни дейности.

От своя страна в дейностите на офис мениджъра за материална подкрепа могат да се разграничат и независими области на работа. 1. Организация на текущото поддържане на живота на офиса. 2. Организиране на мерки за предотвратяване на елиминиране, неутрализиране на събития, явления, които нарушават нормалното функциониране на офиса.

Офис мениджърът може да бъде подчинен на специалисти и технически изпълнители на мениджъри на документи, специалисти по информационни технологии, секретари, архивисти и т.н., следователно той трябва да има ясно разбиране за системата за управление на човешките ресурси, която съществува във фирмата, и ефективно да изпълнява функции на управлението на персонала.

Представената схема ще служи като методологична основа за практическите дейности на офис мениджър Приложение 2. 5 В рамките на тази изключително важна функция офис мениджърът обикновено решава следните основни задачи: анализ на нуждите на управленския апарат от персонала b участие в търсенето, подбора и набирането на офис персонал при определяне на границите на компетентност, делегиране на правомощия на офис персонал d обучение и консултиране на офис персонал e информиране на персонала по кадровите въпроси f мотивация на офис персонала g контрол оценка и отчитане на работата на офис персонала z планиране на бизнес кариерата на офис служители, иницииране на преместването им за по-целесъобразно използване и изпращане на офис служители за уволнение на основанията, предвидени в трудовото законодателство, за отчитане на участието на офис служители при документиране на дейностите на трудови договори, поръчки, длъжностни характеристики и др. м ежедневно управление на офис персонал.

Потенциалният набор от задачи, възложени на мениджъра на офиса, изглежда почти неограничен.

Когато възлагате на офис мениджъра подходящите отговорности, не трябва да забравяте за необходимостта да му се предоставят необходимите права, както и, което е по-важно, да се осигури достатъчен брой асистенти.

В противен случай офис мениджърът, колкото и да е компетентен, енергичен и упорит, рискува да не се справи с отговорностите и да се удави в потока от дела. 2.5 Организация на ежедневната работа на офис мениджъра През деня офис мениджърът е натоварен с много отговорности.

В тази връзка изглежда целесъобразно да се разгледа въпросът за организирането на ежедневната работа на офис мениджър в хронологичен план, т.е. като част от нормален 8-часов работен ден, който лесно може да се разтегне от 8 до 20 часа.

По правило обаче това се случва изобщо не поради прекомерното претоварване на офис мениджъра с работа, а преди всичко поради недостатъчно ясната му организация. Обикновено работният ден на офис мениджъра може да бъде разделен на две части: сутрин и вечер.

Ролята на разделителната линия между тях играе обедната почивка, въпреки че дори в този кратък период можете да постигнете много полезни неща за работата на предприятието. 6 Първият час на работното време, обикновено от 9.00 до 10.00 сутринта, може да бъде определен като организационен.

В първия случай говорим за среща на ръководството на предприятието, във втория - за среща на управленския персонал на управленския персонал, на която при необходимост отделни служители, специалисти и технически изпълнители на ръководството персонал може да бъде поканен.

Обикновено мениджърът на офиса и другите участници в срещата се уведомяват предварително за времето, мястото, продължителността и целта на срещата, например предната вечер. От 11.00 до 12.00 часа офис мениджърът обикновено работи с документи, по-специално разглежда получените от него проекти на изпълнени документи, например изготвени в съответствие с инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието. Документите, изпълнени в пълно съответствие с установените изисквания, се подписват, одобряват от офис мениджъра и се предават на секретаря или за поставяне в папка за отчет на ръководителя на предприятието, или за регистрация, репликация, като се довежда до знанието на служители на компанията и последващо настаняване в случая. Документи, които не отговарят на установените изисквания, се връщат от офис мениджъра за преразглеждане на отговорните изпълнители, като се посочва крайният срок за отстраняване на недостатъци.

От 12.30 до 13.00 часа е препоръчително да се предвиди резерв от време, с който офис мениджърът да разполага по свое усмотрение в интерес на дейностите на апарата за управление на компанията.

Например офис мениджърът може да продължи да работи с документи, които са отстранили споменатите по-рано недостатъци.

В някои случаи мениджърът на офиса може да насрочи среща с 1-2 служители на компанията в определен час, за да разреши текущите служебни проблеми. Освен това през този период е препоръчително да се изясни работният план за следобед.

По време на обяд, ако е необходимо, мениджърът на офиса може да насрочи неформални срещи със служители на компанията, по време на които в някои случаи може да се проведе обсъждане на актуални въпроси от работата на офиса, така нареченият бизнес обяд. От 14.00 до 14.30, офис мениджърът наблюдава напредъка на задачите на деня в отделите по независими зони на управленския персонал.

Ако е необходимо, той в работен ред дава на ръководителите на съответните подразделения на секциите допълнителни указания и заповеди.

От 14.30 до 15.00 часа офис мениджърът проверява готовността на документите, които трябва да бъдат представени за подпис на ръководителя на предприятието, след което той лично представя най-важните и спешни от тях, а останалите удостоверения, извлечения и др., като е подписал предварително, прехвърля на ръководителя на предприятието чрез секретаря.

От 15.00 до 16.00 часа офис мениджърът изучава насоки за работата на управленския персонал на предприятието.

От 16.00 до 17.00 часа офис мениджърът работи по изпълнението на документи, необходимостта от които възниква периодично, от време на време доклади, отчети и др. От 17.00 до 17.30 - резервно време.

По правило през този период мениджърът на офиса може да продължи да работи по изпълнението на отделни документи.

Освен това, ако е необходимо, офис мениджърът може по това време да провежда прием на служители от апарата за управление по лични и бизнес въпроси.

Освен това управителят на офиса проверява наличността на съхраняваните материали и прави планове за следващия ден. След това той контролира изпълнението на пожарните и други изисквания за безопасност в помещенията на отдела, както и напускането на служителите от апарата за управление на компанията от работа.

Преди да напусне работа, офис мениджърът по правило се допитва до ръководителя на предприятието за наличието на допълнителни инструкции и промени в организацията на работата на следващия ден. Това е организационната картина на работния ден на офис мениджъра.

Тази картина ще има съвсем ясни очертания, ако се придържате към просто правило за планиране на ежедневната си работа предварително и след това всеки път, когато я довеждате до края, без да забравяте редовно да си докладвате за нея.

Тази тема принадлежи към раздела:

Мястото и значението на офис мениджъра в управленската структура на съвременното предприятие

Служебният персонал за информационна и документационна поддръжка е ангажиран с изпълнението на функциите за информационна поддръжка за управленски дейности . Включва специалисти от службите за поддръжка на документи . Включва ръководителите на структурните подразделения на офиса, в които се извършва инженерно-техническа работа.

Какво ще направим с получения материал:

Всички теми в този раздел:

Управлението на офиса като специфичен вид управленска дейност
Управлението на офиса като специфичен вид управленска дейност. Не всеки има ясна представа какво представляват офис, мениджър и мениджмънт, тъй като тези думи наскоро се появиха

Вътрешни и чуждестранни образователни програми за изисквания за обучение на офис мениджър
Вътрешни и чуждестранни образователни програми за изисквания за обучение на офис мениджър. Длъжността офис мениджър отсъства във Всеруския класификатор на професиите на работниците, обслужващи длъжности

Компетентност на офис мениджър
Компетентността на офис мениджъра. Управлението на офиса е специфичен вид управленска дейност, чиято същност е управлението на предприятие, организация, институция и