ЗНАЙ ИНТУИТ, Лекция, Работилница

Инсталиране на оборудване и подготовка на инфраструктурата

Ако искате проектът да отговаря на планирания график, е необходимо цялото необходимо оборудване да бъде подготвено и конфигурирано преди да започне разработването и обучението на служителите. Също така е необходимо да подготвите цялото работно пространство, за да не губите време за това по-късно. По-специално това включва не само подготовката на компютри на работните места и в сървърната стая, но и проверка на кабелната мрежа, наличието на необходимите компоненти. Ако възнамерявате да провеждате обучение във вашия офис, трябва да се погрижите за подготовката и оборудването на учебната зала.

В широк смисъл подготвянето на работно пространство включва следните основни стъпки.

Анализ и оценка на съществуващата конфигурация на компютрите (годност за работа на системата):

  • Покупка на допълнително оборудване, ако е необходимо.
  • Доставка и проверка на допълнително оборудване.
  • Проверка на сървърната стая и инфраструктурата за инсталиране на сървъра.
  • Наличие на средства за комуникация за синхронизация в случай на отдалечена връзка .
  • Инсталиране на операционна система и мрежови инструменти на MS Windows 2000 Server.
  • Инсталиране на СУБД (MS SQL 2000 или Oracle).
  • Тестване на системата като цяло.
  • Подготовка на учебната стая.

Инсталация на системата и настройка на параметри

По време на този етап системата се инсталира на оборудването на клиента, както и тестване за цялост и съвместимост със съществуващата инфраструктура. Преди да инсталирате системата, проверете следните параметри:

  • MS Windows 2000 Server инсталиран и конфигуриран.;
  • Потребителската работна група е дефинирана и отдалечените потребители се включват в нея чрез локална мрежа или отдалечени връзки.
  • Конфигурирани права за достъп до ОС.
  • СУБД е инсталирана и конфигурирана.

Типичен комплект за инсталиране на SalesLogix може да включва например следните компоненти:

  • Сървър на SalesLogix.
  • Отдалечени офиси (ако е необходимо).
  • Сървър за синхронизация/агент на SalesLogix.
  • Клиенти на мрежата SalesLogix.
  • Отдалечени клиенти на SalesLogix.

9.10. Наследени системи за автоматизация

Критичен етап при внедряването на автоматизирана система е обменът на данни със старите информационни системи.

Под термина „унаследена система“ разбираме информационни системи, които се използват в организацията от дълго време и имат ограничения във формата на взаимодействие или достъп до данни.

9.11. Обучение

Обучението е неразделна част от всеки процес на изпълнение. Интеграционните компании обикновено предлагат няколко различни курса в зависимост от спецификата на проекта и нуждите на вашия екип.

С развитието на вашия проект за изпълнение, ръководителят на проекта от страна на интегратора може да предостави конкретни препоръки относно програмата за обучение на различни етапи от проекта.

Обучение на администратор

Обучението на администратор обхваща архивиране на бази данни, управление на потребители, сигурност, добавяне на нови лицензи, използване на механизми за синхронизиране на данни, поддържане на библиотека с документи, управление на скриптове.

Техническото обучение за използване на инструменти за архитектурен дизайн не е задължително. Повечето компании предпочитат да се свържат с професионални консултанти, за да направят промени във функционалността на системата по време на нейната работа. Ако искате да разберете по-добре как да създавате нови отчети, шаблони или да правите големи промени в базата данни и формуляри за въвеждане на данни, интеграторът ще предостави услуги за техническо обучение за администраторите на бази данни и други ИТ служители, които ще направят промени в системата.

Ние вярваме, че най-ефективният начин за обучение на техническия персонал е да имаме близък контакт с професионални консултанти на етапа на внедряване на системата. Целта на техническия персонал на клиента в процеса на внедряване е да натрупа опит за по-нататъшна независима поддръжка и развитие на системата.

Обучение на потребителите

Адекватното обучение на потребителите е един от най-важните фактори за успех на даден проект. Промяната на продажбите и маркетинговите процеси може да окаже огромно влияние върху ежедневието на компанията. Някои потребители може да не приемат промените. Само ако крайните потребители се чувстват уверени в работата със системата, преминаването към нея ще бъде безболезнено.

Всяко обучение на потребители включва комбинация от домашно четене и дейности в класната стая. Обучението в класната стая може да се провежда както на територията на учебния център, така и в офиса на клиента.

Място за обучение

За обучение в офиса на клиента е необходимо да се оборудва стая за тези цели, която да включва следното оборудване:

  • Екран за проектор.
  • Управление на светлината.
  • Дъска за писане или джапанки на стойка.

Понякога има смисъл да преместите обучението на потребителите в класна стая извън офиса, така че ежедневната работа в офиса да не разсейва служителите и да намалява ефективността на обучението.

9.12. Препоръки относно квалификацията на служителите за подпомагане на системата след края на процеса на внедряване

Основната цел на тези препоръки

За да може вашата компания ефективно да използва CRM технологии в своята работа, са ви необходими два вида специалисти, които допълнително да поддържат системата - системен анализатор и ИТ системен администратор. Ефективността на работата на тези служители до голяма степен ще зависи от това дали компанията ще успее да постигне целите си в областта на автоматизацията на взаимоотношенията с клиентите.

Изисквания на системния анализатор

Системният анализатор отговаря за всички въпроси, свързани с прилагането на системата, т.е. правила за достъп до данни, сигурност и диференциация на правомощия, процес на управление на клиенти. В широк смисъл, за всякакви точки на взаимодействие на потребителя с данни в системата. Те трябва да имат дълбоко разбиране за бизнеса, който управлява вашата компания, включително, но не само, продажби, маркетинг и поддръжка на клиенти. Също така тази роля изисква запознаване със служителите на организацията (или отделите) и техните основни функции. Основната задача на този специалист е ефективното прилагане на "бизнес правилата" на вашата компания в системата.

Разбиране на CRM системата. Необходимо е поне повърхностно разбиране на функционалността на системата и нейните технологични възможности, за да се вземат информирани решения относно техническото използване на инструментите на системата. Необходими са познания за такива понятия като структура на таблици, сигурност/достъп на групи и потребители, елементи от менюто, усъвършенстване на функционалността, процеси за синхронизиране на информацията.

Правила за достъп до данни и контрол на процесите. Този въпрос обикновено е най-важният, но често се пренебрегва. Когато много потребители започват да работят в системата с едни и същи данни, е необходимо ясно да се регулира процесът на работа с тези данни. Обикновено за това се събира работна група, която се състои от представители на крайните потребители, системен администратор и системен анализатор. Правилата, разработени от тази група, трябва да включват всички аспекти - от формата на въвеждане на данни в полетата на формуляра до дефиницията на процесите на продажба и единен формат за имена на потенциални сделки; от решението как се формира маркетинговият източник до координирането на обмена на данни със старите системи. Тези правила обаче трябва да се прилагат, непрекъснато да се наблюдават и подобряват при търсене на бизнес. Системният анализатор трябва да е добре запознат с бизнес практиките на вашата компания, за да може моделите за използване на системата, които разработва, да отговарят на бизнес изискванията.

График на задачи. Системният анализатор също ще отговаря за планиране и планиране на проектни задачи по такъв начин, че да няма конфликти във времето, например, така че планираното спиране на системата за поддръжка да не съвпада с датата на национална конвенция на търговските представители, за които трябва да бъдат отпечатани голям брой отчети от системата.

Актуализиране на потребителска документация и програми за обучение на потребители. Друг важен аспект от използването на системата е постоянното актуализиране на потребителската документация и програмите за обучение на потребителите, документиране на всички важни функции и правила за работа с данни, свързани с използването на "вашата" система. Чрез поддържане на актуална документация и програми за обучение, всички нови потребители на системата ще могат да постигнат производителност много по-бързо.

Изисквания към ИТ системния администратор

Администраторът на ИТ системата отговаря за всички технически аспекти на експлоатацията и поддръжката на системата и нейните крайни потребители. Този човек обикновено прилага решенията, направени от системния анализатор, но също така му помага да разбере по-добре техническите ограничения на тези решения.

Разбиране на технологиите на системата. Дълбокото разбиране на системата на ниво операционни технологии е предпоставка за извършване на промени, управление на потребители и данни. Този служител трябва да посещава необходимите курсове за обучение на системния администратор.

Релационни бази данни и SQL заявки. Необходими са основни познания за това как работи SQL Server или Oracle в зависимост от използваната платформа и как се изграждат SQL заявките. Необходимо е също разбиране на следните понятия:

  • Структура на таблицата - разбиране кои таблици се използват в системата и къде кои данни се съхраняват.
  • Връзка между таблици - как таблиците се свързват помежду си въз основа на идентификатор на ключ.
  • Обединения - как таблиците се свързват директно или чрез вторични таблици.
  • Синхронизацията е необходимо ниво на разбиране на инструментите за синхронизиране на данни в системата, включително (но не само):
    • Разбиране на работните процеси и конфигурацията на директориите за обмен на данни.
    • Управление на отчета за синхронизация.
    • Разбиране на мрежовата инфраструктура, чрез която се извършва синхронизация, включително FTP, RAS, POP3/SMTP.

    Операционна система на работното място (Windows 95/98 или 2000) - минимално необходимото разбиране на принципите на операционната система, нейната архитектура и принципите на взаимодействие между операционната система и CRM системата.

    Отчети - уменията за изграждане на отчети в съответствие с вашите корпоративни стандарти и способността да прилагате тези умения, за да отговорите на аналитичните нужди на компанията.

    Уеб - разбиране на основните уеб технологии (по-специално HTML/Java Script) и инструменти за взаимодействие с CRM система.

    Ежедневните отговорности на администратор на ИТ система могат да включват.

    Създаване и актуализиране на база данни за отдалечени потребители.

    Допълнителни модули за управление.

    Управление на внос/износ на данни.

    Наблюдение на дейността на отдалечени потребители.

    Мониторинг на активността на потребителя

    Решаване на проблеми с операционната система.

    Администриране на отдалечени връзки .

    Разрешаване на проблеми със синхронизирането

    Инсталиране и конфигуриране на бази данни.

    Мониторинг на системно и дисково пространство