Руски блог на Microsoft Exchange

Поради спазването на нормативните изисквания е много полезно една компания да има конкретни правила за това как да съхранява информацията и колко дълго тя трябва да се съхранява. Това важи не само за хартиени документи, но и за електронна информация и имейли.

Започвайки с Exchange 2007, Microsoft включи редица предварително инсталирани функции, вградени в нашите продукти, за да ви помогне да управлявате вашата цифрова информация - т.е. вашите имейл съобщения. Количеството информация, която получават потребителите, може да бъде много голямо, а технологията може да ви помогне да управлявате това количество информация. Това е, което Microsoft нарича „Управление на записи на съобщения“ или MRM.

Управлявани папки

Exchange Server 2007 има редица функции, наречени „Управлявани папки“, които представляват първата версия на MRM. Управляваните папки са папки във входящата ви поща с конкретни правила или правила. Например можете да създадете папки, които съхраняват информация за една година, пет години или повече. Когато времето за съхранение изтече, можете да дефинирате съобщения, които ще бъдат изтрити за постоянно или маркирани като „маркирани като минали задържания“. Използвайки управлявани папки, вече можете да помогнете на потребителите да управляват големи обеми дигитална информация, от една страна, а от друга страна, тя ще отговаря на изискванията на определени политики.

Забележка: Преди да започнете да използвате функцията за управлявана папка, трябва да се уверите, че имате пълната подкрепа на юридическия си отдел, докато работите с информация за компанията, която може да бъде изтрита!

За да приложите функцията за управлявана папка, трябва да изпълните следните три стъпки:

  1. Създайте управлявани папки
  2. Създайте настройки за управлявано съдържание
  3. Създайте правила за пощенска кутия за управлявани папки
  4. Присвояване на правила на пощенските кутии

За да създадете управлявани папки в Exchange Server 2007, отворете конзолата за управление на Exchange и отворете опцията Пощенска кутия в конфигурацията на организацията. Тук ще има два раздела:

  • Управлявани папки по подразбиране 'тази опция се използва за управление на стандартни папки като Входящи, Календар, Изпратени елементи или Цяла пощенска кутия.
  • Управлявани потребителски папки 'тази опция се използва за създаване на потребителски папки в пощенската кутия за специфични цели. Тези папки ще бъдат видими в папката "Входящи" в специална папка, наречена "Персонализирани папки".

Фигура 1: Щракнете върху New, за да създадете папка в EMC

Втората стъпка е да създадете управлявани настройки за съдържание. В тази стъпка вие всъщност дефинирате какво се случва със съобщенията, които се съхраняват в управляваната папка, и в този пример ще създадем настройка, която ще изтрие съдържанието след две години (2 години = 720 дни).

Щракнете с десния бутон върху новата потребителска папка и изберете опцията за създаване на нови настройки за управлявано съдържание („Нови настройки на управляваното съдържание“).

Щракнете върху Напред, за да продължите. По желание можете да посочите пощенска кутия за журналиране, за да получавате копие от дневника за всички съобщения, преместени в тази управлявана папка. Прегледайте резюмето на конфигурацията и ако всичко е наред, щракнете върху New, за да създадете управлявани настройки на съдържанието.

Третата стъпка е да се създаде политика на пощенска кутия за управлявани папки. В тази стъпка ще създадем политика, която ще съдържа управляваната папка и съответните настройки на съдържанието, които създадохме в първите две стъпки. След това тази политика може да се приложи към конкретни пощенски кутии.

В възела за конфигуриране на организация на EMC изберете опцията за пощенска кутия и отидете до раздела Политики на управляваната папка на пощенските кутии. В екрана за действие изберете Нова политика на пощенската кутия за управлявана папка. В съветника, който се отваря, въведете име за политиката на пощенската кутия и посочете управляваните папки, които ще бъдат включени в тази политика. Изберете „Папка за финанси“ и щракнете върху New, за да създадете нова политика.

Последната стъпка е да приложите новата политика към пощенските кутии. В EMC изберете опцията Пощенска кутия и отворете нейните свойства. Изберете раздела Настройки на пощенската кутия, след това изберете „Управление на записи на съобщения“ и щракнете върху Свойства.

В прозореца MRM, който се отваря, щракнете върху Преглед и изберете Финансова политика, след което щракнете два пъти върху OK, за да затворите всички прозорци. Ще видите предупреждение, показващо, че тази функция се поддържа изцяло от Outlook 2007, но по-старите версии на клиентите нямат пълна поддръжка за тези функции:

Щракнете върху Да, за да продължите и да затворите всички прозорци на свойства. Сега управляваната папка ще бъде присвоена на пощенската кутия и ние просто трябва да стартираме помощника за управлявана папка. Отворете обвивката за управление на Exchange и въведете следната команда:

Когато потребителят премести съобщения от пощенската си кутия във финансовата папка, тези съобщения ще бъдат запазени в продължение на две години. След две години тези съобщения ще бъдат изтрити за постоянно. Когато създавате нови пощенски кутии, можете да изберете управляваните папки, които да се прилагат по време на създаването, така че новите пощенски кутии да имат управляваните папки, от които се нуждаят веднага след създаването.

Политики за опазване

В Exchange Server 2010 Microsoft е внедрила версия 2 MRM, която се основава на политики за задържане. С политиките за задържане можете да приложите един или повече така наречени етикети на политики към съобщения и папки. Тези маркери на правила ви позволяват да посочите какво Exchange трябва да прави със съобщения, маркирани с такива маркери, като например да изтриете съобщението, да го преместите в папките на изтритите елементи или да го преместите в личния архив. Има три типа маркери на правила:

  • Етикет на политиката по подразбиране 'този маркер се отнася за всички елементи, които нямат присвоена политика на задържане, нито директно, нито по наследство.
  • Таг за политика на задържане 'това са маркери на правила за стандартни папки като Входящи, Изтрити елементи и т.н.
  • Личен маркер „Това са персонализирани маркери, използвани в Outlook 2010 и Outlook Web App. Потребителите могат да избират и прилагат тези маркери към потребителски папки и отделни съобщения.

С помощта на маркери на правила можете да посочите какво се случва със съобщение, маркирано с този етикет. Следните опции са налични тук, когато даден артикул достигне датата на изтичане:

  • MoveToArchive 'елементът се премества в личен архив.
  • MoveToDeletedItems 'елементът се премества в папката Deleted Items.
  • DeleteAndAllowRecovery 'елементът се премества в папката Deleted Items и се съхранява в кошчето. Ако е необходимо, можете да го възстановите от кошницата.
  • Постоянно Изтриване „елементът е окончателно премахнат от входящата поща и от кошчето. Не може да бъде възстановен от кошчето.
  • MarkAsPastRetentionLimit „артикулът е маркиран като изтекъл елемент. Това съобщение ще се появи зачеркнато в Outlook или Outlook Web App.

Преди да започнете да работите с политики за задържане, трябва да знаете, особено ако искате да използвате опцията „MoveToArchive“, че личният архив е несъвместим с управлявани папки! Първата стъпка е да създадете маркерите на политиката. За съжаление, в Exchange Server 2010 RTM това може да се направи само от обвивката за управление на Exchange. Така че, за да създадем етикет на политика за финансовия отдел с време за задържане на съобщение от една година, трябва да отворим Shell за управление на Exchange и да въведем следната команда:

New-RetentionPolicyTag "Finance-Default" -Тип Всички -RetentionEnabled $ true -AgeLimitForRetention 720 -RetentionActionPermanentlyDelete -IsPrimary $ true

Тази команда създава маркер на политиката за задържане и когато се приложи към пощенска кутия (като част от политика за задържане), всички съобщения, маркирани с този маркер, ще бъдат изтрити след 720 дни (2 години)

За да създадете личен маркер, който е маркер, който потребителите могат да използват, за да маркират елементи в пощенските си кутии, въведете следната команда в обвивката за управление на Exchange:

New-RetentionPolicyTag "Business Critical" -Type Personal -Comment "Използвайте този маркер за цялата бизнес критична поща" -RetentionEnabled $ true -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionActionPermanentlyDelete

Този маркер ще гарантира, че елементите са напълно премахнати след седем дни. Следващата стъпка е да създадете политика на задържане, която съдържа тези два маркера на политиката на задържане. За да извършите тази операция, отворете Shell за управление на Exchange и въведете следната команда:

New-RetentionPolicy 'Име' Финанси и бизнес '' RetentionPolicyTagLinks 'финансов дефолт', 'бизнес критичен'

Последната стъпка е да приложите тази политика на задържане към конкретни пощенски кутии. Използвайте следната команда на Shell за управление на Exchange:

Set-Mailbox 'Identity> -RetentionPolicy' Finance and Business '

Сега, ако отворите Outlook 2010 или Outlook Web App и отворите съобщение, можете да му присвоите етикета Business Critical:

Можете също да създадете маркери на правила, които ще изтриват съобщения от папката „Изтрити елементи“, например след 30 дни. Просто премахнете елементите и те ще бъдат премахнати автоматично. Няма повече събиране на боклук в папки, но потребителите също така няма да могат да съхраняват съобщения в папката „Изтрити елементи“ в продължение на години. Можете също да премахнете маркера на политиката, който премества всички елементи от пощенската кутия в личния ви архив. В резултат на това ще видите цялата структура на папките "Входящи" в личния си архив. Това ще намали размера на папката на пощенската кутия и следователно размера на .OST файла. Най-важното е, че можете да създавате правила и маркери на политики, за да контролирате съобщенията в съответствие с политиките на вашата компания. Политиките за задържане и етикетите на правилата ще ви позволят да постигнете това съответствие.

Автор: Яап Веселий

Яап Веселиус е старши консултант в DM Consultants в Холандия, златен партньор на Microsoft, специализиран в решения за съобщения и сътрудничество. Преди да се присъедини към DM Consultants през 2005 г. Яап Веселиус е работил в Microsoft в продължение на 8 години в областта на Exchange Server.