Казус "Искам да видя по кое време е планирано изпълнението на моята задача"

Ще продължим да анализираме ситуации, свързани с планирането, как клиентите ги виждат и как се решават с помощта на ECM система.

Това дело вече е друг клиент и той първоначално е принадлежал към блока за съгласуване на договорни документи.

Интересът към този случай беше както за обикновените служители на отдела за продажби, които искаха прозрачно да разберат колко време ще отнеме договарянето на договорите им, така и за ръководителите на отдели, на които този договор отиде, за да разберат общото натоварване на отдел.

Бързо намерихме решение как да помогнем на мениджъра, използвайки стандартни инструменти на ECM-системата - използвайки графични приспособления (вж. Фигура 5), мениджърът може бързо да определи текущото натоварване на отдела.

време

Фиг. 5. Работното място на мениджъра с персонализирани джаджи за неговия отдел

Ситуацията с обикновените служители беше по-сложна и причината за това беше поверителността. По подразбиране системата просто няма да позволи на служителя да види кои договори „висят“ при одобрение от Наталия Ивановна, тъй като няма да има права за достъп до договори „не негови“. Дали това е правилно зависи от всеки конкретен клиент, защото правата за достъп могат да бъдат преконфигурирани, ако е необходимо.

Нека се опитаме да разсъждаваме допълнително за „точното време на разглеждане“. Всеки служител обикновено подхожда последователно към изпълнението на типични задачи. Не забравяйте, когато питате Наталия Ивановна: „Кога ще погледнете договора ми?“ Тя обикновено отговаря на нещо като: „Имам още два договора да висят, вашият е третият“. Общо - няма конкретно споменаване на времето, въпреки че и вие, и Наталия Ивановна разбирате, че отнема около половин час, за да прегледа един договор, следователно тя ще стигне до вашия, вероятно след 1 час.

Проблемът е в "вероятно". Винаги могат да възникнат обстоятелства, които ще нарушат тези изчисления: или един от първите два договора ще се окаже „труден“, или Наталия Ивановна ще бъде разсеяна на някаква важна среща и т.н. ... От моя собствен опит мога да кажа че дори планирането на всички задачи в календара на цялата организация на корпоративно ниво няма да поправи ситуацията. Първо, тъй като календарът на друг потребител все още е поверителна информация, и второ, винаги ще има други, по-приоритетни въпроси, които лесно ще изместят споразумението ви на заден план, особено ако той няма статуса „Приоритет“.

В крайна сметка, в последната част от нашия случай, клиентът и аз не намерихме решение, но, най-интересното, не беше необходимо, тъй като скоростта на обработка на договорите, изпълнителната дисциплина и прозрачността, с въвеждането на EDMS, се увеличиха до такова ниво, че въпросът беше премахнат. Ако обаче имате решение, моля, споделете своя опит - ще бъде интересно и поучително.