Система за контрол върху финансовите потоци

Много руски компании знаят от първа ръка какво е бюджетиране. Когато става въпрос за мониторинг и анализ на изпълнението на бюджета, повечето фирми са изправени пред много въпроси: как да упражняват контрол? кой трябва да го направи? как да се оценят получените отклонения?

Концепцията за бюджетен контрол се основава на две понятия: „план“ и „факт“. Целта на мониторинга и анализа на изпълнението на планираните бюджетни показатели е да се управляват отклоненията, които засягат финансовите резултати. В процеса на контрол бюджетният администратор, първо, събира, обработва и анализира информация за действителните резултати от икономическата дейност. На второ място, той идентифицира отклонения от планираните стойности и анализира техните причини. Трето, взема управленски решения за коригиране на планове и бюджети в приемливи случаи. За изпълнението на тези функции е важно да се създаде система за контрол.

Една компания може да прилага много различни методи за бюджетен контрол. Много от тях са силно специализирани и сложни (например методът на спечелената стойност за оценка на изпълнението на бюджета на проекта). Ще се спрем на две общоприети:

контрол на бюджетите за отклонения;
контрол на хазната.

Бюджетът на компанията е финансов план за действие за постигане на ниво на рентабилност. Следователно системата за контрол трябва да се основава на контрол на разходите. За изпълнението му се използва изчисляването на отклоненията, по време на което:

идентифициране на отклонения въз основа на данните от управленското счетоводство (ако е осигурена еднородността на планираните и действителните данни);
оценяват отклонения от гледна точка на въздействието върху планирания резултат;
определят естеството на отклоненията и техните причини;
изготвя възможни управленски решения и препоръки въз основа на анализ на отклоненията.

Виждаме, че компанията е получила 50 000 рубли по-малко печалба от планираната. За да определите влиянието на елементите на приходите и разходите върху това отклонение, трябва да изчислите специфичното тегло, като използвате формулата:

("Отклонение по позиция"/"отклонение по печалба") x 100%.

В колоната „Отклонение,%“ получихме данни, които показват, че действителната получена печалба е с 25 процента по-ниска от планираната. Това е 60 процента поради факта (колона „Дял“,%), че постоянните разходи са се увеличили, а 40 процента - от факта, че продажбите са намалели.

Въз основа на изчисленията специалистът на финансово-икономическата служба изготвя аналитична бележка за препоръки за коригиране на текущата ситуация през следващия отчетен период. Например, според тези изчисления, компанията трябва да увеличи продажбите с 20 000 рубли и да намали разходите по позиция "Сигурност" с 10 000 рубли, а по позиция "Заплати" - с 30 000 рубли. В същото време компанията има резерв от 10 000 рубли за допълнителни разходи за наем.

Справяне с отклоненията

Преди да анализирате отклонението на бюджетните позиции или показатели, е необходимо да определите кои отклонения са най-важни. Например, няма нужда от компания да анализира отклонението на индикатора „валутен курс“ - това е външна среда, която не се контролира от предприятието. И обратно, индикаторът „производствени разходи“ може да се контролира. За целта е достатъчно да се определи структурата на себестойността. След това трябва да определите границата на допустимите отклонения. Като правило той се задава като процент от планираната стойност. Мащабът на тези отклонения може да достигне 10 процента, но средно варира на нивото от 3-5 процента. Определянето на границата е доста субективна оценка. По правило компаниите се ръководят от специфичното тегло на тази статия. Ако специфичното тегло на елемента „Заплата“ е 30 процента от всички разходи, тогава планирането ще бъде по-точно и допустимото отклонение ще бъде 0,5–1 процента. Когато планирате, например, офис разходи, които възлизат на 0,05-0,1 процента от общите разходи, вариационният марж може да бъде определен на 5-10 процента.

Контролът и анализът на изпълнението на бюджета обикновено се извършват от служби за икономическо планиране. За да анализират изпълнението на бюджета, те използват такива видове анализ като класиране, анализ на фактори, анализ на план-факт и други.

Факторният анализ е предназначен да идентифицира факторите, които са повлияли на промяната в стойностите на анализираните бюджетни позиции или показатели. С този тип анализ можете например да определите въздействието на всеки от клоновете върху общия размер на продажбите на стоки и услуги. Същността на факторния анализ е да се определи причината за отклоненията в показателите и да се разработят препоръки за тяхното отстраняване. По-горе разгледахме пример за идентифициране на отклонения от планирания резултат. Определен е делът на всяка позиция в общата промяна във финансовия резултат. По този начин извършихме факторен анализ.

Реалният анализ на плана може да се извърши за всички основни и за отделните оперативни бюджети. Основната му цел е да идентифицира причините за отклонения, а именно: кои от показателите, бюджетните позиции, сценарийните условия са повлияли на изпълнението на бюджета на компанията.

Тези методи са прости и ефективни за оценка на отклоненията, така че се използват от повечето руски компании.

Съществен компонент на системата за контрол е контролът върху изпълнението на бюджета на касата. Тоест, контрол върху получаването и разходването на средства, които са планирани в бюджета на паричния поток.

Контролът на хазната много често се използва в стопанства, където управляващото дружество управлява средствата на клонове. Клоновете сами инициират плащането, а финансовият отдел на компанията майка сравнява сумата с данните, включени в бюджета. И тогава взема решение за плащане.

Бюджетът на един металургичен завод строго регламентира разходите за отписване на технологични материали за производството на продукти. Закупуването на материали се изчислява въз основа на планираната стойност на отписване. Тогава технологията на производство се промени. В тази връзка стана необходимо да се увеличат разходните нива и да се закупят по-скъпи материали. В същото време обемът на производството трябваше да остане на същото ниво. Посочената в заявлението за закупуване на материали сума е значително по-висока от установената. Следователно финансовият администратор, ръководен от планираните данни, го намали. В крайна сметка, коригиране на разходите за покупка беше разрешено само в случай на увеличение на производството. В резултат това доведе до факта, че обемите на производство намаляха през следващия отчетен период.

Как да подчертая акцентите

Юлия Давидова, финансов директор на сладкарница Konfael LLC:

„За да предотвратите възможни грешки при бюджетирането, трябва да вземете предвид спецификата на организацията. По-специално, ако бизнесът е тясно зависим от вноса, трябва ясно да се усети макроикономическата ситуация на пазара, както и да се предвидят колебания в валутата. В случая, когато делът на кредитните средства в оборота на компанията е висок, струва си да се следи ситуацията на банковия пазар, както и да се проследяват промените в лихвените проценти.

Ако говорим за практиката, която се е развила в нашата компания, тогава внимателно следим съотношението на приходната и разходната част на бюджета и вземаме предвид следните фактори:

развитието на компанията изисква постоянни финансови инвестиции, насочени към популяризиране на марката и увеличаване на клиентската база;
нашата компания е производител, затова трябва правилно да изчислим възможностите на нашите производствени съоръжения ".

Вадим Дубровски, водещ консултант, група от компании Bestconsult Материален източник -