Разделяне на база данни на Access

Препоръчително е да споделяте бази данни, които множество потребители споделят в мрежата. Чрез разделянето на такава база данни можете да подобрите нейната производителност и да намалите вероятността от повреда на файла на базата данни.

След разделянето на базата данни може да се наложи да преместите базата данни с таблици или да използвате различна база данни за таблиците. Можете да използвате диспечера на свързаните таблици, за да промените базата данни, използвана с таблици.

Разделянето и архивирането на база данни не е едно и също нещо. Няма да обхващаме архивирането на данни в тази тема. За да архивирате данни, можете периодично да премествате остарели записи в друга база данни. Това може да се наложи, ако файлът на базата данни достигне ограничението си за размер твърде бързо или ако файлът на базата данни е малък и данните са ясно подредени с течение на времето. В някои случаи архивирането на данни може да се извърши чрез разделяне на базата данни. За повече информация вижте статията Архивиране на данни за достъп.

Когато разделяте уеб база данни, уеб таблиците няма да се преместят в базата данни за таблици и няма да бъдат достъпни в крайната база данни от предния край.

В тази статия

Разделянето на база данни я реорганизира в два файла: база данни, която съдържа таблици с данни, и интерфейсна база данни, която съдържа всички други обекти (като заявки, формуляри и отчети). Потребителите работят с данни в локално копие на интерфейсната база данни.

Разделянето на база данни се извършва с помощта на съветника за разделяне на база данни. След разделянето на базата данни трябва да разпространите базата данни от предния край на потребителите.

Внимание: За да защитите данните си, когато базата данни има множество крайни потребители, препоръчваме да не споделяте копието на базата данни, което съдържа връзки към списъци на SharePoint. Ако връзката е към таблица, която е в списък на SharePoint, е възможно всеки злонамерен потребител да модифицира целта на връзката и потенциално да промени разрешенията на сайта на SharePoint, тъй като информацията за връзката за свързаните таблици е некриптирана.

Предимства на разделянето на база данни

Разделената база данни има няколко предимства.

Повишена производителност. Ефективността на базата данни обикновено се подобрява значително, тъй като само данните се изпращат по мрежата. В обща несподелена база данни не само данните се изпращат по мрежата, но и самите обекти на базата данни - таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули.

Подобрена достъпност. Тъй като само данните се предават по мрежата, всякакви заявки (например промяна на записи) в базата данни се извършват по-бързо, т.е. тяхната обработка се ускорява.

Подобрена сигурност. Ако запишете сървърната база данни на компютър, който използва защитата на файловата система, можете да я използвате, за да защитите данните си. Тъй като потребителите получават достъп до вътрешната база данни, използвайки свързани таблици, вероятно е нападателите да получат неоторизиран достъп до данни, да откраднат предната база данни или да подслушват оторизирани потребители. Ако не сте сигурни коя файлова система използва файловият сървър, консултирайте се със системния си администратор. Ако имате права на администратор на файловия сървър, можете да изпълните командата msinfo32, за да се дефинирате във файловата система.

Определяне на типа на файловата система с помощта на командата msinfo32

Щракнете върху бутона Старт и след това изберете командата Изпълни.

В диалоговия прозорец Изпълни въведете msinfo32 и натиснете бутона Добре.

Щракнете върху знака плюс под реда Системна информация до елемента Компоненти.

Щракнете върху знака плюс отдолу Компоненти срещу линията Устройства за съхранение и изберете елемент Дискове. Десният прозорец на диалоговия прозорец ще показва информация за наличните устройства.

Повишена надеждност Ако потребителят има проблем и базата данни се изключи неочаквано, всяка повреда на файла на базата данни обикновено се ограничава до отвореното копие на базата данни за таблици. Тъй като потребителят има достъп само до данните от базата данни, използвайки свързани таблици, вероятността от повреда на файлове в тази база данни е значително намалена.

Гъвкава среда за разработка Тъй като всички потребители работят с локални копия на интерфейсната база данни, те могат самостоятелно да работят с заявки, формуляри, отчети и други обекти на базата данни, без да се намесват помежду си. По същия начин можете да проектирате и разпространявате нова версия на интерфейсната база данни, без да прекъсвате достъпа до данни, които се съхраняват в базата данни с таблици.

Обучение

Препоръчително е да обърнете внимание на такива функции, преди да разделите базата данни.

Преди да започнете да разделяте базата данни, трябва да я архивирате. Това ще ви позволи да възстановите оригиналните данни, ако е необходимо.

Разделянето на базата данни може да отнеме много време. Потребителите трябва да бъдат предупредени да не използват базата данни, докато тече разделянето. Ако потребителят промени данните по време на този процес, тези промени няма да бъдат отразени в базата данни с таблици.

Съвет: Ако по време на разделянето на базата данни са направени промени, след като този процес приключи, можете да импортирате новите данни в базата данни с таблици.

Въпреки че разделянето на базата данни е един от начините за обмен на данни, всеки потребител, който използва базата данни, трябва да има версия на Microsoft Office Access, която е съвместима с файловия формат на базата данни на таблицата. Например, ако файлът на базата данни с таблици има разширение ACCDB, потребителите, използващи версията на Access 2003, няма да имат достъп до данните.

Може да се наложи да използвате формата на по-ранна версия на Access за фоновата база данни, когато използвате функции, които вече не се поддържат. Например, когато използвате страницата за достъп до данни (DAP); можете да продължите да ги използвате, ако са в по-ранен формат, който поддържа DAP на фоновата база данни. След това можете да използвате новия файлов формат от клиентската база данни, така че вашите потребители да имат достъп до предимствата на новия формат. Имайте предвид, че не можете да променяте данни в страници за достъп до данни с помощта на Access 2010 или по-нова версия.

Разделяне на базата данни

Създайте копие на базата данни, която искате да разделите на вашия компютър. Трябва да започнете с файл с база данни, който се съхранява на вашия локален твърд диск, а не в мрежова папка. Ако в момента този файл е споделен, можете да го оставите на същото място.

Отворете копие на базата данни, която се съхранява на вашия локален твърд диск.

На " Работа с бази данни "в група Трансфер на данни изберете Достъп до база данни. Ще се стартира съветникът за разделяне на база данни.

Щракнете върху бутона Сплит.

В диалоговия прозорец Създаване на база данни с таблици задайте име, тип и местоположение за файла на базата данни с таблици.

Препоръчваме ви да използвате името, предоставено от Access. Това е оригиналното име на файла, към което се добавят символи _бъда, което показва, че това е база данни с таблици.

Не препоръчваме промяна на типа на файла, освен ако някои потребители не планират да използват по-ранна версия на Access за достъп до данни.

Преди името на файла в полето Име на файл можете да посочите пътя до неговото местоположение в мрежата. Например, ако пътят изглежда така: \\ server1 \ shared_folder1 \, и името на файла на базата данни с таблици е MyDB_be.accdb, в полето Име на файл трябва да въведе \\ server1 \ shared_folder1 \ mydb_be.accdb.

Изберете местоположение, което може да се споделя с всички потребители на базата данни. Тъй като съпоставянията на устройства могат да бъдат различни, трябва да използвате UNC път до местоположението на файла, вместо съответната буква на устройството.

След завършване на съветника ще се появи съобщение, потвърждаващо резултата.

Разделянето на базата данни завърши. Фронталната база данни е файлът, който е започнал да работи с базата данни (копие на оригиналната споделена база данни). Базата данни за таблиците се намира в мрежовото местоположение, което сте посочили в петата стъпка от тази процедура.

Ограничаване на промените в структурата на базата данни от предния край

За да ограничите промените в разпространяваната база данни с интерфейс, препоръчително е да я запазите като компилиран двоичен файл (с разширение ACCDBE). Компилираният двоичен файл е файл за приложение на база данни, който се записва след компилиране на кода на Visual Basic Access (VBA). Компилираният двоичен файл на Access не съдържа изходен код на VBA. Потребителите не могат да променят структурата на обектите във файла ACCDBE.

Отворете файла на базата данни на предния край (ACCDBE), който искате да запишете като компилиран двоичен файл (ACCDBE).

Щракнете Файл > Запази като > Създайте ACCDE > Запази като.

Ако използвате Access 2007, " Работа с бази данни "в група" Работа с бази данни "Натисни бутона Направете ACCDE.

В диалоговия прозорец Запази като отидете до папката, в която искате да запазите файла, въведете в полето Име на файл въведете името на файла и щракнете Запазете.

Разпространение на базата данни от предния край

След разделянето на базата данни трябва да разпространите базата данни на потребителя, за да могат те да започнат с нея.

Внимание: За да защитите данните си, когато базата данни има множество крайни потребители, препоръчваме да не споделяте копието на базата данни, което съдържа връзки към списъци на SharePoint. Ако свържете към таблица, която е в списък на SharePoint, тя създава способността за всеки злонамерен потребител да променя целта на връзката и потенциално да променя разрешенията на сайта на SharePoint, като информация за връзката за свързаните таблици в некриптиран вид.

Направете едно от следните неща.

Изпратете имейл съобщение до потребителите на база данни и прикачете файла на базата данни от предния край към имейла. Включете всички инструкции, за да помогнете на потребителите да започнат веднага с базата данни с интерфейс.

Запазете файла на базата данни от предния край на място в мрежата, до което имат достъп всички потребители на базата данни, и след това им изпратете съобщение, указващо местоположението на файла в мрежата и други инструкции, които може да са ви необходими за достъп до базата.

Разпределете файла на базата данни от предния край, като използвате сменяем носител като CD или USB флаш устройство. Ако инсталирате файла сами, можете да проверите как работи. Ако потребителите трябва да инсталират файла, предоставете им инструкции за инсталиране и посочете с кого могат да се свържат, ако срещнат затруднения.

Променете използваната база данни с таблици

Можете да преместите база данни с таблици или да я замените с друга, като използвате диспечера на свързаните таблици.

Ако трябва да преместите базата данни с таблици, първо я копирайте на новото място и след това следвайте описаната процедура.

В раздела Външни данни в група Импортиране и свързване Натисни бутона Мениджър на свързани таблици.

Ако използвате Access 2007, " Работа с бази данни "в група" Работа с бази данни "Натисни бутона Мениджър на свързани таблици.

В диспечера на свързани таблици изберете таблиците, които се съдържат в текущата база данни с таблици.

Съвет: Ако няма връзка с други бази данни, щракнете Изберете всички.

Поставете отметка в квадратчето Винаги питайте за местоположение и натиснете бутона Добре.

Намерете и изберете нова база данни с таблици.