Работа с Microsoft Project

Федерална агенция за образование

Държавна образователна институция за висше професионално образование

ДЪРЖАВЕН АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЕН УНИВЕРСИТЕТ

по дисциплината "Управление на информационните технологии"

1. Относно Microsoft Project 2007

1.1 Основни термини и понятия

1.2 Създаване на проект

1.3 График на проекта

1.4 Въвеждане на проектни задачи

1.5 Видове зависимости

1.6 Създаване на зависимости

1.7 Други действия със задачи

1.8 Въвеждане на ресурсите на проекта

1.9 Редактиране на подробности за ресурса

1.10 Присвояване на ресурси за задачи

1.11 Сортиране на данни

2. Практическа част

Microsoft Project е софтуерен продукт на Microsoft, предназначен да помогне на мениджърите и лидерите при планирането и управлението на проекти.

Когато планирате проект, трябва да направите списък със задачите, които трябва да бъдат решени, и списък с ресурси, които могат да помогнат за това, и след това да присвоите ресурси на задачите. На етапа на изпълнение на проекта е необходимо да се следи напредъка на работата, времето и изразходваните средства. Microsoft Project автоматизира тези процеси - процеси на планиране и управление на проекти.

В съвременните условия ефективното управление е ценен ресурс за организацията, заедно с финансови, материални, човешки и други ресурси. Следователно подобряването на ефективността на управленските дейности се превръща в една от областите за подобряване дейността на предприятието като цяло. Най-очевидният начин за повишаване на ефективността на работния процес е автоматизирането му.

Целта на работата е да проучи софтуерния продукт на Microsoft Project, както и да създаде проект с помощта на тази програма

1. Относно Microsoft Project 2007

1.1 Основни термини и понятия

Проектът включва изпълнението на редица свързани задачи. За изпълнението на проекта могат да бъдат разпределени строго определени ресурси (човекочасове, материали). Проектите имат начална и крайна дата и различни други ограничения (например работни графици).

Тъй като проектът се разработва за постигане на някои резултати за определен период от време и за определени разходи, е удобно да се изготви план за това каква работа трябва да се извърши, от кого, по кое време и какви средства може да са необходими за това.

Всички проекти съдържат три основни елемента - задачи, ресурси и задачи.

Задача е някаква работа, извършена в рамките на даден проект за постигане на конкретен резултат. Задачите могат да бъдат групирани по фази.

Фазата на проекта включва една или повече задачи, които постигат един от основните резултати от проекта. Например, когато се подготвя брой на списание, фазата на проекта е оформление.

Проектът трябва да бъде разделен на задачи с възможно най-подробни задачи. Това ще ви позволи да го управлявате по-добре. Целесъобразността на разделянето на задачата на подзадачи зависи от нейната продължителност. Като правило, ако продължителността е повече от три дни, тогава тя може да бъде разделена на по-малки задачи.

Задачите в даден проект не винаги се изпълняват последователно една след друга. Понякога следващата задача може да бъде стартирана по-рано от предишната. Това планиране се нарича бърз път.

Например за издание на списание са ви необходими статии (материали) и корица. Обикновено не е необходимо да стартирате статията и да обхващате фази последователно. Microsoft Project взема предвид дали служителите са заети със задача или безплатно и могат да изпълнят нова.

Има обаче задачи, които определено трябва да изпълните, преди да преминете към следващата. Например не можете да съставяте съдържание, докато окончателно не бъде решено какъв вид материали ще бъдат включени в изданието. Такива задачи се наричат ​​окончателни.

Продължителността е времето, необходимо за изпълнението на дадена задача. При планирането Microsoft Project не включва почивните дни. Например, ако задачата е планирана да се изпълнява за три дни и започва в петък и използва стандартен график, тогава задачата е планирана да завърши във вторник, а не в неделя. В този случай продължителността ще продължи да бъде равна на три дни, а не на пет.

Основните етапи са най-важните задачи в даден проект. Например завършването на всички статии за списание може да бъде крайъгълен камък.

Ресурсите в Microsoft Project са хора и оборудване. Всеки служител, участващ в проекта, има специфична функция. Един служител може да бъде например фотограф в една задача и дизайнер в друга.

Проектът използва два вида разходи за ресурси: базирани на времето и цена на използване. В случай на процент, базиран на времето, цената на участието на ресурса в проекта се изчислява в зависимост от времето, прекарано от ресурса за задачата (процентът се умножава по броя на часовете). В случай на цена на използване, цената се изчислява чрез умножаване на разходите за използване по броя на задачите, които включват ресурса. За всеки ресурс можете да посочите както скоростта на времето, така и цената за използване.

Бюджетът е прогнозната цена на проекта, заложена в плана.

Обхватът е комбинация от всички цели и задачи на проекта, както и работата, необходима за тяхното завършване.

Заданията са връзки между ресурси и задачи. Няколко ресурса могат да бъдат назначени за изпълнение на една задача.

Много проекти имат точно определена крайна дата, наличен бюджет и обхват. Тази комбинация от данни за време, разходи и покритие се нарича триъгълник на проекта.

Промяната на един от тези три елемента непременно ще засегне другите два. Въпреки че и трите елемента са важни, най-често само един от тях е най-критичен. Например, ако трябва да промените плана на проекта, за да приближите крайната дата, тогава може да има увеличение на разходите (в този случай трябва да бъде включен допълнителен персонал) или намаляване на обхвата (премахване на всякакви вторични задачи от проект).

Намаляването на времето за изпълнение на проекта не винаги увеличава разходите. В някои случаи, напротив, намаляването на времето за изпълнение намалява и разходите, необходими за изпълнението на проекта.