ПРЕДСТАВИТЕЛЕН ПРИЕМ

е от епизодичен характер и обикновено е синхронизиран със значими събития, посещения на компанията от делегации, уважавани гости - с цел да се обърне специално внимание и чест на дадено лице или делегация, но приемите могат да се провеждат понякога и независимо от събитията и посещения.

Най-детайлната технология на такива техники е разработена в дипломатическия протокол и етикет - вековният опит за организиране на публична комуникация на хора от различни националности и конфесии.

Наистина, в страни с утвърдена култура на предприемачество, външноикономическите отношения, където отдавна се оценяват не само професионализма и компетентността, бизнес проницателността на бизнесмен, всеки новодошъл, който не спазва общоприетия протокол и етикет, ще трябва изправени пред големи проблеми и сериозни затруднения. Сключване на сделки, приемане на делегации, договаряне и т.н. и т.н. - всичко това в съвременния бизнес свят има свои собствени традиции, конвенции, правила, чието нарушаване е изпълнено със спад на личния престиж, ограничаване на контактите и в крайна сметка значителни икономически загуби.

Има различни видове техники. Най-официалният прием е КОНФЕРЕНЦИЯТА. В този случай говорим всъщност за разширена среща (среща), посветена на някакъв проблем или тема. Видовете техники, насочени главно към организиране на свободната комуникация, имат по-голяма степен на неформалност.

Най-тържествените и най-почтените са ЗАКУСКА (обяд) и ОБЯД (вечеря). Закуската обикновено се сервира за ограничен брой хора, обикновено само за мъже. Закуската продължава 1,5 часа и обикновено започва между 12-30 и 13-30. Дрескодът е ежедневен, освен когато е специално предвиден в поканата. Менюто обикновено се поддържа в духа на дипломатическия протокол: едно или две ястия със студено предястие, едно ястие с гореща риба и едно ястие с месо, както и десерт - всичко това отчита националните кухни. Преди закуска се сервира аперитив, охладено сухо бяло вино за риба и сухо червено вино за месо със стайна температура, охладено за десерт

шампанско. В края на закуската се сервира кафе или чай, придружени с коняк и ликьори.

Обядът обикновено започва между 19-00 и 21-00. Мъжете най-често се канят със съпругите си. Менюто е по-обилно, отколкото на закуска, първото ястие е задължително. Обядът трае 2-2,5 часа, от които час и половина се прекарват на масата. Дрескод - тъмен костюм, смокинг или фрак, за жени - вечерна рокля. Всъщност един вид вечеря е ВЕЧЕРЯ. Разлика в началото (след 21-00) и обичайното отсъствие на първия курс.

ОБЯД-БЮФЕТ също е вид обяд, характеризиращ се с това, че ястията се сервират на една голяма маса, а самите гости (понякога с помощта на сервитьори) си поставят каквото искат и сядат на масите, разположени наблизо.

Може би най-често срещаната форма на прием е FURCHET. Продължава около два часа между 17-00 и 2000 г. Менюто може да включва студени закуски, сладкиши, плодове, вина, спиртни напитки, минерална вода.

В края на приема обикновено се сервират сладолед, кафе и шампанско. Предимството на такъв прием е по-голямата демокрация, възможността да се приемат от 15-20 до няколкостотин души, в зависимост от стаята. Бюфетът се държи изправен. Гостите идват на масите, слагат закуски на собствените си чинии и оставят за безплатна комуникация. Напитките се сервират от сервитьорите. Дрескод - ежедневен.

COCKTAIL се различава от бюфетната маса по това, че масите не са зададени и лакомството се сервира от сервитьорите.

През последните години приеми като „СТЪКЛО НА ШАМПАНГ“ (conpe de chaqmpaqne) или чаша вино “(vin d'Honner), които започват в 12-00 и завършват в 13-00, с сервиране само на вино и сокове, може би - ядки, малки сандвичи и сладкиши, приемът се извършва изправен, в ежедневни дрехи.

TEA се организира между 16:00 и 18:00 и обикновено е само за жени. Една или няколко маси се сервират с сервиране на сладкарски изделия, плодове, десертни и сухи вина, сокове и минерална вода, евентуално малко количество закуски (сандвичи с хайвер, риба, сирене). Продължителност - един до един час и половина.

Подробностите за представителните приеми са изписани подробно в дипломатическия протокол и етикет, по които наскоро се появи много литература. Но някои характеристики по отношение на PR технологията си струва да се обърнат внимание.

На първо място, приемът трябва да бъде много внимателно подготвен, като се започне с добре обмислен списък на поканените (присъствие на състезатели, някой е поканен със съпруга си, а някой не и т.н.), като се определя броят им. Следователно съставянето на списъка трябва да бъде поверено на опитен

служителят и списъкът трябва да бъдат съгласувани и одобрени директно от мениджъра, организиращ приема.

Препоръчително е да изпратите поканата не по пощата, а чрез куриер, лично в ръцете на поканеното лице или неговия секретар. След ден-два трябва да се обадите на поканения човек, за да се уверите, че поканата е приета. След подобряване на списъка с гости вече можете да започнете конкретна подготовка на рецепцията.

В деня на приемането е необходимо да се осигури достоен прием на гостите На входа трябва да има някой, който да отговаря за разрешаването на евентуални проблеми.

След като поканените са въведени в рецепцията, гостите, присъстващи на рецепцията, трябва да бъдат представени един на друг от домакините. Начинът на ПРЕДСТАВЯНЕ (запознаване) зависи от вида на приема, нивото и броя на поканените, но е задължително да се направи това, така че поканените поне да знаят „в коя компания са“. Можете да запознаете гостите с домакина лично, като довеждате гости един към друг или на глас представяте новодошъл. Можете да направите това по време на приема, като се възползвате от възникналите ситуации. Може да се използва (най-често на конференции) специални значки или значки с аналог на визитната картичка на човека. Трябва само да се помни, че представянето на гостите е задължително задължение на домакините на приема.

Задължение на гостоприемните домакини е да забавляват гостите. Следователно сценарият

приемът трябва да включва културна програма. Може дори да предшества приема (гостите първо са поканени на концерт или представление), може да последва приема или може да бъде включен в него под формата на музика на живо, поздрави от художници, разширена изложба, любителско творчество.

Не е необходимо да регистрирате присъстващи. Но е изключително полезно да покажете по време на приемането на прост, но ярък жест на гостоприемство: да предложите да направите запис в специална КНИГА ЗА ЗАПИСИТЕ, в която гостът може да остави кратко пожелание или просто своя автограф. Този жест не изисква никакви специални разходи, но гостът ще напусне компанията (дори ако бизнес контактът не е бил много успешен), поне с впечатлението, че е оценен тук, неговото мнение, личност, взаимоотношения

Друг прост, но много полезен жест на гостоприемство по време на приема е ПОДАРЪЦИ И СУВЕНЕРИ. Всеки гостоприемен домакин очевидно би искал гостите му да си тръгнат с приятен спомен от посещението си. За тази цел служат различни възпоменателни знаци.

Критерий за контекст или съответствие на сувенира с профила на фирмата. В случай, че фирмата се занимава с производство

цигари, настоящето трябва да е близко до темата за тютюна. Това може да бъде калъф за цигари, мундщук, запалка, украсена с корпоративни символи, но писалката като подарък не се вписва в този контекст. Защо контекстът е важен? В крайна сметка сувенирът винаги трябва да сочи към човека, който го е представил. Ако критерият на контекста не е изпълнен, тази връзка се унищожава. Вземете друг пример: фирма, която произвежда канцеларски материали. Изборът на презентационни артикули от тази компания е неограничен. Всичко, което той предлага на потребителя, ще направи. Но най-успешно ще бъде това, което съответства на профила на дейността на клиента.

Критерият за видимост (зрителен контакт). Тук, първо, се преценява колко често клиентът, получил сувенира, ще го държи в полезрението си. Второ, каква е аудиторията, която ще види сувенира, когато клиентът го използва. Да предположим, че автомобилна компания предоставя на клиента слънчева сянка със своето лого. Такъв подарък е добър както от гледна точка на цената (не е скъп и не евтин), така и от гледна точка на профила на компанията (необходим е за водача и е свързан с колата; това нещо е многократно), освен това често попада в полезрението не само на водача, но пътниците му обаче не са много голяма аудитория. По-добре е да използвате подарък, който да привлече вниманието на всички, а не само на директния потребител (ярък стикер върху стъкло, например).

Критерият за креативност, оригиналност. Това е „акцентът“ на сувенира. Много е важно да създавате в клиента и след това да поддържате „ефекта на очакване“. Всички изпитваме този ефект в живота, например на рождения си ден. Всеки път имаме определени предположения за това кой и какво ще ни даде. Очакванията са силни и затова подаръкът трябва да носи определен смисъл. Същото се отнася и за фирмената презентация. Ако дадена компания произвежда компютри, се очаква нещо "тъпо", а не тривиална писалка с лого.

Да предположим, че фирмата е решила да направи достоен сувенир, който да представи на клиентите и партньорите - разтегателен стенен календар. Нека го анализираме за съответствие с горните критерии: не е скъп и не евтин; изобразеното на него компютърно оборудване

съответства на профила на компанията; висока степен на използване, стенният календар привлича погледите на всеки, който работи в офиса, и идва при него.

Мнения и опит Нека се спрем на последния критерий - креативност. Например, в сувенирния календар на добре познатата компания Shell, за разлика от многобройните й аналози, е представен портрет на компанията Shell с подтекст „неограничени възможности за импровизация“. Всеки понеделник в календара е придружен от надпис: "Обадете ни се в Shell. Окачването на календара е лесно във всеки офис. Той е много оригинален и напълно отговаря на контекста на компанията и очакванията на клиентите.

И най-важното е, че е необходимо да се вземат предвид особеностите на националния, исторически и културен опит на гостите.

Мнения и опит, в противен случай ще бъде неудобно, като ситуация,

който възникна на един от приемите, когато полската делегация се опита да представи сувенирен аналог на паметника на А. В. Суворов (който е известен на поляците не като велик руски командир, а като царски сатрап - кървавата залъгалка на Костюшко въстание) в чест на посещение в Санкт Петербург. Тази ситуация е само още един пример за факта, че PR организаторите трябва да бъдат образовани хора, преди всичко в хуманитарен план, имат доста ясна представа за историята, културата, както вътрешна, така и чужда.

Продължение на тази тема е следното изискване за организацията на приемането - преодоляване на възможна ЕЗИКОВА БАРИЕРА. Разбира се, винаги можете да използвате услугите на преводачи. Но, първо, присъствието на външни лица не винаги е желателно по време на контактите и преговорите, на които разчитате. На второ място, преводачите несъмнено са професионалисти в своята област и признак на този професионализъм е плавният превод - понякога в ущърб на значението на преведените думи.

Следователно, доверявайки се на преводача, не трябва да се колебаете да го прекъснете, да изясните превода („разбрах ли правилно?“) И да се спрем на важни теми по-подробно. Още по-добре е да има служители, които владеят свободно чужди езици. И още по-добре - познайте ги на самия мениджър.

Краят на приема и изпращането на гостите заслужават специално внимание. Ако нещо се е случило с някой от гостите и няма гаранция, че той ще стигне до мястото, от което се нуждае, без да навреди на здравето, имуществото или дори живота, тогава трябва да се вземат всички необходими мерки, за да придружите госта "до дръжката на вратата "от стаята хотел или апартамент. Ако на връщане с нашия гост, не дай Боже, нещо се случи, тогава това ще бъде сериозен удар по репутацията ни: оказва се, че ние довеждаме гостите си до странно състояние и ги извеждаме на улицата.