Организация и управление на деловодството в предприятието - Група от компании АЛТА

Тези явления са тясно свързани с понятието „офис работа“ (документална подкрепа на дейностите). Процесът на организиране на офис работата във всяка компания е осигуряването на необходимите условия за създаване на официални документи и работа с тях.

Етапи на деловодството

Управлението на записите в предприятието предвижда организиране на работа с документи на всички етапи от техния "жизнен цикъл":

Създаване и регистрация на документи (документация), включително организация на работа с проекти;

Движението на документи (работен поток), включително процесите на контрол на изпълнението и изпращането от организацията;

Съхранение на документи (архивни).

Организиране на офис работата с използване на системи за автоматизация на документооборота от EOS

Компанията "Електронни офис системи" предлага различни системи за водене на записи, позволяващи да се автоматизира работата с документи на всички етапи от техния "жизнен цикъл" - от създаването на проекта до отписването и подаването.

Съвременните системи за автоматизация на офиса в дадена организация ви позволяват да извършвате всички стандартни операции с документи:

приема документи, получени по различни канали, и изпраща документи на външни организации;

регистриране (присвояване на номер на документа и фиксиране на датата на неговото създаване или подписване);

изпращане на документи до местоназначението им за преглед или изпълнение;

получаване на справочна информация за документ по всяко време (за местоположението му в организацията, състоянието на изпълнение, краен срок и т.н.).

Работата в офиса с помощта на модерна EDMS ви позволява да получите повече от 60% от общото спестяване на работното време на служителите и да увеличите производителността на труда с 20-25%.

Системите за управление на документи, разработени от EOS, позволяват организиране на офис работа от всякакъв мащаб:

автоматизирайте документооборота в малки и средни организации;

провеждане на офис работа в големи предприятия и холдингови компании с отдалечени клонове;

въвеждане на единна система за управление на документите в регионалните власти с водене на документация на единна софтуерна платформа.

В допълнение към традиционната офис работа, решенията за управление на документи, създадени от EOS, ви позволяват да създадете система за предоставяне на обществени услуги в електронна форма на всяко ниво - от федерално до общинско, следователно са подходящи за извършване на деловодство в държавни органи.

За EOS офис и системи за управление на документи са разработени специализирани решения за отдалечена и мобилна работа на устройства с всички популярни операционни системи (iOS, Windows, Android).

„БИЗНЕС“ - най-популярната система за „класическа“ работа в офиса

В момента EDMS "БИЗНЕС" в Русия де факто е индустриален стандарт за офис автоматизация на всяко предприятие.

Характеристики и предимства:

„БИЗНЕС“ може да се използва както за подпомагане на традиционната офис работа, така и за организиране на изцяло електронен документооборот;

„БИЗНЕС“ ви позволява да автоматизирате пълния цикъл на офис работа (от създаване на проект до отписване и прехвърляне на архивно хранилище) и вече съдържа всички необходими функционални модули;

Системата ви позволява да организирате бърза регистрация в удобен интерфейс на всякакви документи (жалби на граждани, официална кореспонденция, разпоредби, договори и др.), Използвайки система от различни директории;

„БИЗНЕС“ съдържа всички необходими инструменти и механизми за организиране на работа с документи и автоматизира такива процеси като приемане на резолюции по документи, издаване на инструкции, наблюдение на изпълнението на документ или отделните му точки, съгласуване на проект на документ, проследяване на движението на документ в организация, взаимодействие на изпълнителите в процеса на работа по документа и др .;

„БИЗНЕС“ съдържа мощна търсачка, която ви позволява да намерите всеки документ, реализирана е и възможността за пълнотекстово търсене;

Има удобни инструменти за конвертиране на всякакви документи в електронна форма;

„БИЗНЕС“ съдържа разработена система от сигнали и известия и богат аналитичен набор от инструменти;

Управлението на записите в предприятието, използващо EDMS "DELO", дава възможност за организиране на правно значимо електронно циркулиране на документи, използвайки средства за електронен подпис и криптозащита;

Системата "БИЗНЕС" ви позволява да организирате взаимодействие с MEDO, SMEV, AS "Граждански призиви";

Отвореният API интерфейс предоставя възможност за интегриране на системата DELO с всякакви информационни системи за клиенти.

EOS за SharePoint - портална система за офис автоматизация

Опитът на EOS в автоматизацията на офиса беше взет предвид при разработването на решението EOS за SharePoint, което реализира цялата необходима офис функционалност, базирана на платформата Microsoft SharePoint.

Продуктът съчетава възможностите и предимствата на класическия руски EDMS с функционалността на ECM платформата Microsoft SharePoint. Решението EOS за SharePoint ви позволява да автоматизирате операции, извършвани от офис служители, в пълно съответствие с Държавната система за управление на документи (GSDOU), на която традиционно се основава цялата офис работа в Русия.

Характеристики и предимства:

Системата EOS за SharePoint е внедрена на базата на Microsoft SharePoint без никакви „външни“ EDMS, специално адаптирана към съвременните изисквания на руската офис работа и е лесен за поддръжка софтуерен продукт, който може лесно да се адаптира към спецификата на офис работа на фирма;

Системата е готово за използване решение в кутия, което реализира класическата офис работа, а именно целия „жизнен цикъл“ на документи:

регистрация (системата поддържа функцията за автоматично регистриране на документи, създадени въз основа на проекти);

издаване на резолюции (инструкции) по документа;

изпълнение на документи и инструкции за тях от служители;

контрол върху изпълнението на документи и поръчки;

отписване на изпълнени документи по делото и организиране на централизирано съхранение на електронни документи.

Системата осъществява офис работа по организационни и административни, платежни и сетълмент документи, изготвяне на договори, официална кореспонденция и други видове документи, генерирани в хода на дейността на организацията.

Всички основни бизнес процеси в EOS за SharePoint могат да се персонализират според вашата организация. Маршрутите на одобрение, запознаване на служителите с одобрени (подписани) или получени документи извън организацията и др.

EOS за SharePoint ви позволява да автоматизирате процесите на съвместна работа с документи (от момента, в който започнете да създавате проект за регистриране на вече одобрен документ): тяхната подготовка, преглед, събиране на подписи, одобрение и одобрение.

Системата поддържа регистрация както на независими поръчки, така и на тези, издадени съгласно документа. Внедрена гъвкава технология за контрол на изпълнението на документи и поръчки.

Организирането на ежедневната работа с документи се извършва в EOS за SharePoint чрез личната работна станция на потребителя - неговия личен уебсайт за съхранение на информация, който може да бъде конфигуриран независимо.

Системата е проектирана с оглед на мащабируемост, готова е за големи натоварвания и ви позволява да автоматизирате офисната работа в компании с почти неограничен брой служители.

Системата предоставя възможност за използване на допълнителни опции, които разширяват възможностите на традиционната офис работа.

EOS за SharePoint дава възможност освен офисната работа да решава и други бизнес задачи в рамките на единна информационна система на корпоративния портал:

вземат предвид заявките за офис;

създаване на хранилище на файлове, база от знания, библиотеки с документи;

обучават нови служители;

организира комуникацията на служителите в рамките на съвместната работа;