Определяне на изискванията за ресурси

Отправната точка при поръчката е да се определи необходимостта от определен продукт (материален ресурс или краен продукт).

Отправната точка при поръчката е да се определи необходимостта от определен продукт (материален ресурс или краен продукт). Данни, предоставени от преките потребители на закупения продукт - материален ресурс или краен продукт (т.е. производственият отдел на индустриална компания или продажбите услуга на търговско предприятие), - в комбинация с ефективна система за отчитане на потреблението на материални ресурси или обемите на продажбите, те предоставят необходимата информация за определяне на обема на покупките. Те дават представа за потреблението на материали в производството или за действителното търсене на пазара на търговски продукти.

Счетоводната система може да използва различни инструменти - от компютърни бази данни до обикновени инвентарни карти. Тези различни счетоводни инструменти могат да бъдат комбинирани в система, например в каталог, съдържащ поддиректории за всеки от възможните доставчици и данни за популяризирането на техните стоки на пазара, раздели, съдържащи информация за опита при работа с всеки от тях е данни: за всички предишни транзакции на затворници, прекъсвания на доставките, друга налична информация за нестандартни ситуации и др.

Определянето на търсенето въз основа на действителното потребление (търсенето) на продукти се основава на използването на редица методи за прогнозиране. Най-често се използват методи за екстраполация на времеви редове на действителни стойности на потребление (търсене) на материален ресурс или краен продукт, като например експоненциално изглаждане, динамика на средните стойности, метод на плъзгаща се средна и др.

Често срещан недостатък на тези методи е ограниченото наблюдение на потреблението (търсенето) на определен вид материален ресурс или стокова позиция. В същото време други фактори (микро или макро среда), които могат да окажат значително въздействие върху бъдещите нужди, не се вземат предвид.

Това обстоятелство беше причина за използването на методи на многомерни модели на корелация-регресия за прогнозиране (планиране) на необходимостта от материален ресурс/краен продукт.

Прогнозирането на необходимостта от материален ресурс за производството на продукти най-често се основава на нормативен подход, т.е. изчисляване на специфични норми на потребление на материални ресурси: за една позиция, единица тегло, дължина, определен обем продукция на крайния продукт и др.

Специфичните норми на потребление на самия материален ресурс се изчисляват въз основа на проектните чертежи на продукта, спецификациите за сглобяване, технологията на производство и т.н. За изчисляване на нормите на потребление на материални ресурси във всяка индустрия има подходяща регулаторна и методическа подкрепа.

Прогнозирането на необходимостта от резервни части за нуждите от поддръжка и ремонт на технически средства и оборудване се отличава с определени характеристики. Изчисляването на необходимостта и последващия обем на покупките на резервни части може да се основава както на прогнозата за тяхното реално потребление, така и на специфичните норми на потребление.

Когато се използва нормативният подход, трябва да се вземат предвид голям брой фактори, които определят надеждността на оригиналното оборудване, особеностите на технологичния процес на неговата поддръжка и ремонт, условията и режимите на работа и много други. Всеки отрасъл на промишлеността и селското стопанство има голям брой инструкции, техники и разпоредби.

В процеса на планиране на обществени поръчки е необходимо да се определи:

какви материали са необходими;
количеството материали, които ще са необходими за производството на продукта;
времето, когато са необходими;
възможностите на доставчиците, от които могат да бъдат закупени стоки;
необходимата площ на вашия склад;
разходи за обществени поръчки;
възможността за организиране на производството на някои части във вашето предприятие.

Има много методологии за определяне на това колко материали да бъдат закупени, за да се произвеждат продукти и колко често те трябва да идват от доставчици, но всички те изискват информация за това как подобни материали са били използвани в миналото.

Например миналата година са използвани 1000 единици суровини, което възлиза на 1000 за седмица: 52 = 19 единици. Тази сума може да се използва в бъдеще.

Търсенето на материали може да се изчисли, като се разгледа конкретна програма за производството на крайния продукт. В този случай говорим за зависимо търсене, което се изчислява с помощта на методологията MRP-1 (планиране на материални изисквания).

Принципът му е прост: изходната точка е предсказуемо или известно търсене на крайния продукт. Сглобяването на крайни продукти от материали, закупени и произведени самостоятелно, е фиксирано в списъците. В същото време трябва да бъдат известни времето на доставка на материалите и времето на тяхното производство в собственото им предприятие. Освен това, въз основа на времето на доставка на крайния продукт до потребителя, определете брутното търсене на доставени и независимо произведени материали.

След това брутното търсене се прехвърля към нетното търсене, като се вземат предвид:

наличен запас;
плюс вече поръчани материали и вече планирано вътрешно производство;
минус поръчката, вече предназначена за предишната серия продукти.

Въз основа на данните за изчислението се определя времето за изпълнение. Това е времето от момента на подаване на поръчката до момента на доставка на продукта.

Предимството на използването на методологията за планиране на материалните изисквания е, че доставките и производството се планират въз основа на нуждите от крайния продукт.

Ако потребителското търсене се колебае, трябва да използвате метода за изглаждане на такива колебания.

Прилагането на този метод е препоръчително в случаите на редовно повтарящи се (например сезонни) колебания в търсенето на крайния продукт.

Изглаждането се постига чрез сравняване на действителното потребление през предходния период и прогнозните стойности, изчислени за същия период:

Прогноза за новия период = Прогноза за предходния период + ах (действително потребление през предходния период - прогноза за предходния период).

Тежестта на цифрите в определени периоди се коригира с помощта на така наречения фактор "а", стойността на който варира от 0 до 1. Колкото по-голяма е стойността на "а", толкова по-значително е влиянието на най-близките минали периоди и методът е по-подходящ за оценка на действителната консумация.

В логистиката се използват други методи за определяне на необходимостта от материали, като:

детерминистичен;
стохастичен;
евристичен.

Първият се използва, когато знаете определено време за изпълнение и търсенето на материали по количество и време. Вторият - когато основата за изчислението са математически и статистически методи, които дават очакваното търсене. Използвайки третия метод, необходимостта се определя въз основа на опита на работниците.

Всички разгледани методи за определяне на количеството, времето и честотата на покупките имат своите предимства и недостатъци по отношение на точността, консумацията на време, цената на услугите или определянето на изискванията към материалите.

Изборът зависи от:

профил на компанията;
възможности на клиента;
вид продукти;
наличност и вид складове;
системи за контрол на запасите.

Пример за фирма "ElitAlco"

Компанията ElitAlko действа като дистрибутор на пазара на алкохолни напитки. Основният асортимент на компанията са елитни вина и бира. Отделът за покупки на компанията закупува вносни алкохолни напитки, извършва доставката и митническото оформяне на документи. Митническа група от трима души е подчинена на ръководителя на отдела за обществени поръчки.

Основните функции на отдела за покупки на ElitAlco са:

решения за поръчки,
поръчка за доставчици,
поръчване на акцизни марки,
поръчване на транспорт на транспортна фирма,
митническо оформяне.

Ефективността на услугата за обществени поръчки във фирмата се оценява от следните показатели:

няма недостиг на стоки в изчерпания склад)
минимизиране на общите логистични разходи;
оптимизиране на маршрути за транспортиране на стоки от доставчика.

Процесът на закупуване и доставка на вносни стоки започва с решение за покупка. Покупките се извършват директно от големи чуждестранни производители на алкохолни напитки. Ежемесечно търговските отдели и отделите за продажба на бира предоставят проекти за продажби за 5 месеца предварително. Плановете за продажби се подписват за всяка стокова позиция за всеки месец.

Когато взема решение за покупка, ръководителят на отдела за покупки се ръководи от изискването да осигури запас от всяка стокова стока за 2 месеца. Покупките могат да се правят толкова често, колкото желаете, но прогнозата предполага, че времето за доставка на доставчика може да бъде до осем седмици. Освен това времето за доставка зависи от конкретния доставчик.

Алгоритъмът за вземане на решения в модела на поръчка се състои в избора на такъв размер на поръчката, който заедно с останалата част от стоките в склада, транзитните стоки, стоките на митниците и стоките, поръчани по-рано, минус очаквания обем на продажбите за пет месеца, ще осигури най-малко двумесечен запас от стоки след края на петмесечния период. Определянето на размера на поръчката се извършва ръчно за всяка стока в специално проектирана форма на таблица в Excel.

Трябва да се отбележи, че извършването на тази операция в MS Excel изисква достатъчно висока квалификация и внимание, тъй като няма контрол върху въвеждането на информация. Сложността на операцията се дължи на факта, че количеството на поръчания продукт трябва да бъде прехвърлено от очаквания план за продажби. За всяка позиция се води запис на поръчките. Процедурата за подаване на поръчка "ElitAlco" се състои в съгласуване с доставчика за размера на поръчката, определяне на точното количество и цена на стоките.

В същото време възникват трудности, тъй като в MS Excel е трудно да се проследи състоянието на приложението, освен това информацията се локализира на нивото на ръководителя на отдела за обществени поръчки. Мениджърите по закупуване намериха решения на тези проблеми. Решено е количеството стоки, които трябва да бъдат поръчани, да бъдат въведени в информационната система от служители на търговския отдел.

Количеството на поръчаните стоки се изчислява автоматично. Решението за покупки се взема въз основа на отчета "Прогнози за обществени поръчки", който показва останалата част от стоките въз основа на данните от информационната система за количеството на наличните стоки (на склад, в транзит, не е освободено) и продажбите прогноза.

Сергеева В.И. Корпоративна логистика. 300 отговора на въпросите на професионалистите - infra-m, издателство, 2005 г.
Б.А. Аникина. Логистика - М.: INFRA-Mb, 1999.
Т.В. Алесинская. Основи на логистиката. - TRTU, 2005.