Обща информация за таблиците

В тази статия

Обикновено релационната база данни като Access се състои от множество таблици. В добре проектирана база данни всяка таблица съхранява информация за конкретен обект, като служители или продукти. Таблицата се състои от записи (редове) и полета (колони). Полетата от своя страна съдържат различни видове данни: текст, числа, дати и хипервръзки.

Записване. Съдържа конкретни данни, като информация за конкретен служител или продукт.

Стойност на полето. Всеки запис съдържа стойност на поле, като Contoso, Ltd. или [email protected] .

Свойства на таблица и поле

Таблиците и полетата също имат свойства, които ви позволяват да контролирате техните характеристики и как работят.

1. Свойства на таблицата

2. Свойства на полето

В база данни на Access свойствата на таблица са атрибутите, които определят как тя изглежда и работи. Свойствата на таблицата се задават на страницата със свойства на таблицата в конструктора. Например можете да зададете свойството за таблица Режим по подразбиране, за да посочите как да се показва по подразбиране.

Свойството на полето се прилага за конкретно поле в таблица и дефинира неговите характеристики или специфичен аспект на поведение. Някои свойства на полето могат да бъдат зададени в режим на таблица. Можете също да персонализирате всякакви свойства в конструктора, като използвате екрана Свойства на полето.

Типове данни

Всяко поле има тип данни. Типът данни на полето определя данните, които могат да се съхраняват в него (например големи количества текст или прикачени файлове).

Типът данни е свойство на поле, но се различава от другите свойства:

Типът данни на полето е посочен във формата на таблицата, а не в областта Свойства на полето.

Типът данни определя какви други свойства има това поле.

Типът данни трябва да бъде посочен при създаване на поле.

За да създадете ново поле в Access, въведете данни в нова колона в изглед на таблица. В този случай Access автоматично определя типа данни за полето въз основа на въведената от вас стойност. Ако не е от определен тип, Access избира типа текст. При необходимост може да се промени с помощта на лентата.

Примери за автоматично откриване на типа данни

По-долу е показано как се извършва автоматично разпознаване на типа данни в режим на маса.

Типът данни за поле, присвоено от Access

Можете да използвате всеки валиден IP префикс. Например префиксите http: //, https: // и mailto: са валидни.

Число, дълго цяло число

Разпознатите формати за дата и час зависят от локала.

Разпознатият символ на валута варира в зависимост от локала.

Връзки между таблици

Въпреки че всяка таблица съхранява данни за отделен обект, в база данни на Access те обикновено са свързани. Следват примери за таблици в база данни.

Таблица на продадените артикули, включително цени и изображения на всеки артикул.

Таблица за поръчки, използвана за проследяване на поръчки на клиенти.

Тъй като данните по различни теми се съхраняват в отделни таблици, те трябва да бъдат свързани по някакъв начин, за да можете лесно да комбинирате данни от различни таблици. За това се използват връзки. Връзката е логическа връзка между две таблици въз основа на общите им полета. За повече информация вижте Ръководство за връзки на таблици.

Полетата, които формират връзката между таблиците, се наричат ключове. Ключът обикновено се състои от едно поле, но може да включва няколко. Има два вида ключове.

Първичен ключ. В таблицата може да има само един първичен ключ. Състои се от едно или повече полета, които уникално идентифицират всеки запис в тази таблица. Често като първичен ключ се използва уникален идентификатор, пореден номер или код. Например в таблицата Клиенти на всеки клиент може да бъде присвоен уникален идентификатор на клиента. Полето за идентификация на клиента е основният ключ на тази таблица. Ако първичният ключ се състои от няколко полета, той обикновено включва вече съществуващи полета, които се комбинират помежду си, за да образуват уникални стойности. Например в таблица с данни за хората можете да използвате комбинация от фамилно име, собствено име и дата на раждане като първичен ключ. За повече информация вижте статията Добавяне и промяна на първичния ключ на таблица.

Външен ключ. Таблицата може да има и един или повече чужди ключове. Външният ключ съдържа стойности, които съответстват на стойностите на първичния ключ на друга таблица. Например в таблицата Поръчки всяка поръчка може да включва идентификатор на клиент, който съответства на конкретен запис в таблицата Клиенти. Полето Код на клиента е външен ключ на таблицата Поръчки.

Съответствието на стойностите между ключовите полета е в основата на връзката между таблиците. Използвайки връзка между таблици, можете да комбинирате данни от свързани таблици. Да предположим, че има таблици „Клиенти“ и „Поръчки“. В таблицата „Клиенти“ всеки запис се идентифицира с поле за първичен ключ - „Код“.

1. Първичен ключ, който се идентифицира с иконата на ключа до името на полето.

2. Външен ключ (определя се от липсата на икона на ключ)

Ако очаквате множество стойности на полета за всяка уникална характеристика в таблицата, не трябва да добавяте това поле. Позовавайки се на горния пример, ако искате да проследявате поръчките, направени от клиенти, не трябва да добавяте поле към таблицата, тъй като всеки клиент ще има множество поръчки. Вместо това се създава нова таблица за задържане на поръчки и след това се създават връзки между двете таблици.

Предимства от използването на връзки

Съхраняването на данни поотделно в свързани таблици осигурява следните предимства.

Последователност . Тъй като всеки елемент от данни се въвежда само веднъж в една таблица, вероятността от двусмислени или несъответстващи данни се намалява. Например името на клиента ще се съхранява само в таблицата на клиентите, а не в множество записи в таблицата с поръчки, които могат да станат несъвместими.

Ефективност . Съхраняването на данни на едно място спестява дисково пространство. Освен това данните от малки таблици се извличат по-бързо, отколкото от големи. И накрая, ако не съхранявате данни по различни теми в различни таблици, се генерират празни стойности, указващи липса на данни, или излишни данни, което може да доведе до неефективно използване на пространството и намалена производителност.

Простота . Структурата на базата данни е по-лесна за разбиране, ако данните по различни теми са в различни таблици.

Трябва да се имат предвид връзките между таблици при планирането на таблици. Можете да използвате съветника за търсене, за да създадете поле с външен ключ, ако вече съществува таблица със съответния първичен ключ. Съветникът за търсене ви помага да създадете връзка. За повече информация вижте статията Добавяне на поле за справка към таблица.