Концепция и изисквания за документооборота

Документопоток - движението на документи от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането.

Потокът от документи се формира от потоци от входящи (идващи от други организации), изходящи (изпратени до други организации) и вътрешни (създадени и работещи в рамките на организацията) документи. Обемът на работния процес се изчислява по формулата:

2. Понятието за документооборот.

Нека първо решим какво е документ - това е определена изолирана информация, представена на определен носител. Обикновено документите се различават по видове носители (Фигура 1). А основните резерви за повишаване на ефективността при работа с документи се крият именно във видовете носители. Ако не говорим за клинопис върху камък, надписи върху огради и други подобни, тогава има три основни типа носители на информация.

  • Микрофишът (практически същият като хартията по отношение на намирането на необходимия документ, но заема по-малко място (съответно до 72 страници на един микрофиш), по-малко разходите за копиране на информация) може да бъде по-тясно интегриран с електронни средства и е достъпен компютърна мрежа.
  • Електронни носители за съхранение, които също могат да бъдат вътрешно подразделени на редица подтипове (твърди дискове, оптични дискове, магнитооптични дискове и др.). Освен това форматът, в който се съхраняват на електронен носител, е важен за електронните документи.

Очевидно е, че един и същ документ може да съществува в различни облици на различни носители и да се премества от един носител на друг. Използването на един или друг носител на информация се определя от следните фактори.

Разходи за съхранение на информация

-е пряко пропорционален на броя на документите и разходите за съхраняване на един документ. Много често се дава не за една страница на документа, което би било очевидно за хартиените документи, а за един мегабайт съхранявана информация.

Разходи (време) за намиране на необходимата информация

се определя от системата за индексиране на документи. Ако няма система за индексиране, тогава скоростта на търсене също е право пропорционална на броя на съхранените документи.

Използването на проста система за индексиране (шкафове, папки и т.н.) може да увеличи скоростта на търсене. Използване на система за пълнотекстово търсене, когато документ може да бъде намерен от всеки

думата, съдържаща се в този документ, може драстично да увеличи скоростта на търсене, но не забравяйте, че търсенето в пълен текст е достъпно само за електронни документи.

Разходите за споделяне на информация

- определя броя на копията на документ, необходим за споделена употреба с едновременен достъп.

Разходи (време) за прехвърляне на документи от едно работно място на друго

Електронните документи, в сравнение с хартиените, представляват същия пробив като едновременно отпечатаните документи в сравнение с ръкописните. Поради това през последното десетилетие се наблюдава ясна и стабилна тенденция към преход от хартиени и микрографски документи към електронни. Според изследователските компании общият дял на електронните документи непрекъснато нараства и ще достигне 60% до 2001 г. Затова в бъдеще ще говорим за решаване на проблемите с електронния документооборот - преди всичко за електронните документи, като не забравяме, че системата трябва да се опитва да решава смесени проблеми и да управлява хартиени и микрографски документи.

3. Общи изисквания към системата за управление на документи

Първоначално ще разгледаме общите изисквания за системата за електронно управление на документи.

Желателно е системата за работен поток да поддържа както пет, така и пет хиляди потребители, а способността на системата да увеличава капацитета си се определя само от капацитета на съответния хардуер. Това изискване може да бъде изпълнено чрез поддръжка на индустриални сървъри на бази данни, произведени от компании като Sybase, Oracle, Informix и др., Които съществуват на почти всички възможни хардуерни и софтуерни платформи, като по този начин осигуряват най-широк спектър от производителност.

Основните проблеми при работа с документи възникват в географски разпределени организации, следователно архитектурата на системите за управление на документи трябва да поддържа взаимодействието на разпределени сайтове. Освен това разпределените сайтове могат да се комбинират с различни комуникационни канали по отношение на скорост и качество. Също така, системната архитектура трябва да поддържа взаимодействие с отдалечени потребители.

Възможно е клиентът да не се нуждае незабавно да внедри всички компоненти на системата за управление на документи,

а понякога обхватът от задачи, решавани от клиента, е по-малък от целия набор от задачи на работния процес. Тогава е очевидно, че системата за управление на документи трябва да се състои от отделни модули, интегрирани помежду си.

Системата на работния поток не може и не трябва да съществува изолирано от други системи, например понякога е необходимо системата да се интегрира със счетоводно приложение. Тогава системата за управление на документи трябва да има отворени интерфейси за евентуална ревизия и интеграция с други системи.

1. EDM системи, фокусирани върху бизнес процеси (EDM за бизнес процеси): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)

2. EDM системи, ориентирани към предприятието: Lotus (Domino.Doc), добавки към Novell GroupWise, Отворен текст (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Контекст)

3. Системи за управление на съдържанието: Adobe, Excalibur

4. Системи за управление на информацията: Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)

5. Системи за управление на изображения (Imaging)

6. Системи за управление на работния поток: Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.