Архив на лични досиета на уволнени работници

Служителите са уволнени, но съхраняването на документи, отразяващи спецификата на тяхната работа в предприятието, едва започва на този етап. В крайна сметка законът предписва организирането на съхранението на документи в контекста на номенклатурните дела. Ще ви кажем как точно да събирате архива в нашата статия.

Съхранението на личните досиета на уволнените служители трябва да бъде организирано не по пълните имена на служителите, а по ред, като се вземат предвид датите на издаване на заповеди. Всички поръчки за годината в йерархията се събират по числа, доставят се с инвентар и се изпращат в архива, сортирани по години. Нека видим кои документи регулират такава система за архивиране на документи.

Архив на лични досиета на уволнени работници

Номенклатурните файлове с цел архивиране на документи трябва да бъдат отворени за всеки елемент. Например, в една папка за съхранение на документи за почивка, в друга - заповеди за уволнение, а в третата - основанията за преводи и награди. Основното нещо е да сгънете и скрепите всички хартии в хронологичен ред.

ВАЖНО: всички документи, които са приложения към поръчки със срок на съхранение 75 години, трябва да се съхраняват за същия период.

Всички документи трябва да бъдат подразделени при архивиране, като се вземат предвид регламентираните условия за тяхното съхранение. В края на всяка година се изисква да се зашият всички поръчки, да се архивират личните карти на уволнените (формуляр Т 2), да се запечатат документите и да се предадат на архивиста. Ако нямате специален архив, заключете папките в огнеупорен шкаф.

МОЛЯ, ВНИМАНИЕ: трябва да съхранявате отделни документи на служителите и личното досие на уволнен служител.

Процедурата за организиране на съхранението на лични файлове

Трябва да съхранявате документи в оригинали. Копията са приемливи като прикачени файлове към поръчки за наемане/освобождаване/преместване. Процедурата за съхранение изисква спазване на следните правила:

  • Всички лични файлове за служителите се съхраняват на хартия и се поставят в папки с последващ фърмуер и номериране
  • На кориците на всяка новосформирана папка се отбелязват серийни номера и броят на случаите, намиращи се там
  • В отдела за персонал само папки с документи на действително работещи служители подлежат на текущо съхранение
  • Всички папки с документи на уволнени служители трябва да бъдат предадени в архива и съхранявани по дати и в рамките на датите по азбучен ред, ако е възможно

ВАЖНО: текущото и архивното съхранение трябва да се организират в специални шкафове, които не са достъпни за влага и огън.

Условия за съхранение на лични досиета на уволнени служители

Колко лични досиета на съкратените служители се съхраняват, може да се покаже в таблицата. Той е формиран, като се вземат предвид изискванията на членовете на Списъка на типичните документи за управление от 6 октомври. 2000 г.