Как ще поставим столовете?

вестник

При привличането на клиенти за подобни събития всеки хотел изхожда от своите възможности - броят на стаите, броят и капацитетът на заседателните зали, наличието на необходимите спомагателни съоръжения, капацитетът на ресторантския комплекс. И тук трябва трезво да прецените способността си да задоволите исканията на организаторите на различни събития, за да натоварите оптимално съществуващите помещения, като същевременно осигурите комфортни условия на работа за всички участници.

За да изпълните последната задача, трябва да се придържате към определени стандарти, разработени от професионалисти в конгресния бизнес.

Необходимо е да се разбере, че е невъзможно да се проведе конференция само с една, макар и най-удобната и технически оборудвана зала, тъй като тя ще изисква редица други помещения.

Като пример нека определим необходимостта от помещения за провеждане на научна конференция, в която участват 300 души. Първо, за провеждане на пленарни сесии, както и откриване, закриване, награждаване и т.н. имате нужда от стая, която да побере всички участници, т.е. в случая за 300 места. Да предположим, че конференцията предвижда работата на 3 секции. Това означава, че ще са необходими още 3 по-малки стаи. Съгласно съществуващите разпоредби общият им капацитет трябва да бъде най-малко 80% от капацитета на пленарната зала. Ако секциите имат приблизително равен брой участници, тогава за тяхната работа е необходимо да се осигурят 3 зали с по 80 места. В същото време, за да се осигури достатъчен изглед на демонстрационния екран, височината на тавана не трябва да бъде по-малка от 3,6 m.

Има няколко често срещани вида мебели и оборудване в заседателните зали. Най-икономично е "театралното" място за сядане - столовете са поставени на редове, обърнати към високоговорителя. Необходимата площ на залата се определя въз основа на броя на хората, които искат да бъдат настанени в нея.

Друга често срещана подредба е разположението за сядане в класната стая, където участниците седят на маси в редове. Тук стандартът е много по-висок. Още повече място е необходимо за „кръгла маса“, често заменена от „квадрат“, а най-неикономичното от гледна точка на заеманото пространство е така нареченото „място за почивка“. Съществува и стандарт за „банкетни“ места за сядане на кръгли маси. За да определите бързо и точно коя стая е необходима за настаняване на определен брой хора, можете да използвате тази таблица.

В допълнение към заседателните зали, за да се осигури успешната работа на конференцията, са необходими редица помощни зали - за регистрация на участници, работата на организационния комитет и неговите услуги, поставяне на изложбата, придружаваща конференцията и т.н.

Препоръчително е да се определят размерите на необходимите помощни помещения, както следва:

• площта на помещенията за регистрация на участници се изчислява в размер на 0,7 кв. m за всеки участник. В този случай размерът му ще бъде 210 кв. m (0,7x300);

• поне 5 офиса, всеки с площ от поне 10 кв. m за настаняване на организационния комитет, секретариата, програмния комитет, пресслужбата и др. Ако конференцията предвижда симултанен превод, е необходимо да се осигури стая за почивка на симултантен преводач, разположена недалеч от кабините за симултанен превод;

• фоайето, където се сервира кафе по време на почивките, трябва едновременно да побира поне 60% от всички участници в събитието, а необходимата му площ се определя в размер на 1 кв. м на човек, т.е. в случая - 180 кв.м.

Напоследък все повече конференции са придружени от изложби. За да се определи нетната площ на щандовете (така наречената нетна площ), която може да се инсталира в определена стая, се препоръчва да се използва просто правило: разделете площта наполовина. Например в зала с площ от 500 кв. м, можете да монтирате стойки, чиято обща площ ще бъде 250 кв. m, останалата част от зоната е предназначена за пътеки, входна зона, аварийни изходи, поставяне на спомагателно оборудване (например, гасене на пожар). Таваните на шоурума не трябва да са по-ниски от 3,0 m.

Съществуват и определени насоки за подреждане на мебели в заседателни зали. Този въпрос е доста актуален, тъй като по правило хотелите имат многофункционални зали с плосък под, в които могат да се провеждат най-различни събития - бизнес срещи, банкети, изложби и др.

В случай на „театрални” места, разстоянието между пътеките не трябва да надвишава 9 метра. Столовете не се монтират близо един до друг, между тях трябва да има 5–8 см, но столовете, стоящи в един ред, трябва да бъдат свързани помежду си със специални устройства, така че в случай на опасност да не създават допълнителни пречки за евакуация. За лесно разглеждане разстоянието от екрана на дисплея до първия ред столове не трябва да бъде по-малко от два пъти височината на екрана. За същите цели, ако размерът на помещението позволява, препоръчително е редовете столове да се поставят с отместване, така че главите на седящите отпред да не блокират погледа на седящите отзад. За по-лесно преминаване разстоянието между редовете столове (отзад назад) трябва да бъде най-малко 1,1 м. Проходът между последния ред и стената трябва да бъде поне 1,2 м.

Между другото, трябва да се има предвид, че тапицерията на столовете трябва да е плат; използването на столове с тапицерия от полимерни материали, например изкуствена кожа, не е разрешено. Седенето в продължение на много часове е доста досадно занимание само по себе си, така че мебелите трябва да са възможно най-удобни.

С място за сядане, наречено "класна стая", което е най-удобно за провеждане на дълги семинари, тренировки и т.н. събития, като правило се използват специални работни маси с ширина 55 см и дължина 180 и/или 240 см. Работното пространство за всеки участник е 60 см, т.е. маса с дължина 180 см може да побере трима души, а маса с дължина 240 см може да побере четирима. Ако обаче се предвижда използването на компютри, тогава на всяка маса ще се поберат по-малко участници: съответно двама и трима.

Понякога, при провеждане на определени видове срещи, например „работни групи“, когато основната група е разделена на няколко подгрупи за обсъждане на даден въпрос, кръгли, така наречените „банкетни“ маси с диаметър 1, 5 m, 1,7 м и/или 1, 8 м. Зад тях могат да се настанят съответно 6-9, 8-10 и 9-11 души.

За да работи успешно срещата, нейните участници трябва да осигурят звуков и светлинен комфорт. Акустиката в помещенията е изключително важна. Външните звуци са досадни и разсейващи. Това означава, че е необходимо да се осигури достатъчна звукоизолация на помещението. Стандарти за звукоизолация: 70 dB за прозорци и врати, 40 dB за прегради между зали. Ако в стаята има повече от 60 души, препоръчително е да се използва звукова армировка, тъй като ако хората трябва да се напрегнат, за да чуят говорителя, много вероятно е да се разсеят и дори да спрат да слушат изобщо.

Осветеността във всяка точка на залата не трябва да бъде по-ниска от 400 лумена. Различно прожекционно оборудване се използва широко за илюстриране на доклади и по време на презентации. Когато се използва остаряло прожекционно оборудване (плъзгащи се и горни проектори), е необходимо да се предвидят светлоизолиращи завеси за помещения с дневна светлина. Съвременните мултимедийни проектори имат висока яркост и са по-малко чувствителни към осветление, но в този случай при инсталирането им трябва да се избягва пряка светлина.

И още една много важна забележка: ако събитието предвижда участието на ползватели на инвалидни колички, е необходимо предварително да се осигури, че са създадени всички необходими условия, за да им се даде възможност да участват пълноценно в работата на събитието.

Места до 60 души От 61 до 300 души Над 300 души.