Как да споделяме ресурси между проекти

Microsoft Office Project 2007 улеснява споделянето на ресурси в множество проекти, които ще използват едни и същи хора, материали или оборудване.

Планиране на ресурси, работещи в различни проекти Научете повече за това как споделянето на ресурси помага за управлението на екипи и потребители, работещи по множество проекти.

Хората могат да бъдат разпределени в един проект от началото до края, без никакви допълнителни отговорности. Споделянето на ресурси между проекти осигурява по-голяма гъвкавост и управление на ресурсите. Ако вашата ситуация има поне едно от следните условия, трябва да помислите за споделяне на ресурси.

Припокриващи се проекти Преди да приключите текущия проект, може да се наложи да стартирате нов проект. Споделянето на ресурси между файловете на проекта ще помогне да се гарантира, че ресурсите не са надвишени. Ако искате да прехвърлите данни за ресурси (като ставки на разходите) от друг проект в нов, създайте пул от ресурси, за да улесните прехвърлянето на данни от стария план на проекта към новия.

Ако използвате Microsoft Office Project Professional 2007, можете да използвате корпоративни ресурси вместо пул от ресурси, за да споделяте ресурси между проекти.

Ресурси, сортирани по функционална група Ако трябва да зададете ресурси, като одитори или счетоводители, които работят по множество проекти като част от процеса на управление, можете да използвате ресурси за тези задачи. След това функционалният ръководител на екипа може да изравнява натоварването на ресурса и да замества или преназначава ресурси по график.

Ако е същото като кой ресурс изпълнява задачата, ресурсите могат да се управляват извън обхвата на проекта за оптимална ефективност на планирането. Но ако трябва да поддържате контрол над това кой предприема действия, можете да настроите процес на промяна, който ви позволява да одобрявате назначения на ресурси, преди всички ресурси да бъдат присвоени на проект.

Прогнозиране на натоварването в множество проекти Използването на ресурси може да бъде много ефективно при прогнозиране на натоварванията на хората с една и съща длъжност. Можете да присвоите ресурси, като използвате общи имена като Architects I и Architect II, за да обозначите различните нива на взаимодействие, необходими за изпълнение на задача.

Стойността OA за всяко описание на работата показва колко ресурси от определен тип са необходими за завършване на планираната работа по проекти. Например 300% надхвърляне за архитект означава, че за завършване на работата са необходими трима младши архитекти.

Тъй като списъкът с ресурси се прецизира, можете да въведете конкретни имена за всяка длъжностна характеристика и да преназначите работата на реални хора, които ще я направят.

Споделяне на ресурси между проекти Можете да споделяте ресурси от друг план на проекта или от файл, определен като пул с ресурси, или да преместите съществуваща информация за ресурс от проект в нов файл с пул от ресурси.

Изберете всичко от следните.

Добавете ресурси към вашия проект, ако искате да търсите ресурси, които са достъпни в цялата ви организация.

Заменете ресурси в проект, ако искате да присвоите ресурси на един или повече проекти в зависимост от квалификацията на ресурси в корпоративния пул от ресурси и наличността на тези ресурси.

Споделяйте ресурси, като използвате пул от ресурси, ако искате да използвате споделени ресурси, които се отчитат от отделен файл на пула ресурси.