Процедура, време и правила за компютърна инвентаризация

Основни концепции за инвентара

Инвентаризацията е един от основните методи за контрол на безопасността на активите. Това е проверка на съществуването на активи и пасиви на компанията към определена дата. По време на процедурата действително данните се сравняват със счетоводството. Прочетете също статията: → „Формуляр INV-18. Списък на резултатите от инвентара ".

Проверката на наличността на компютърно оборудване предполага инвентаризация и свързани компоненти. Основните обекти на инвентара са представени в таблицата.

Инвентаризацията на компютърното оборудване има следните цели:

Контрол върху безопасността на имуществото;
Определяне на съответствието на действителната наличност със счетоводни данни;
Оптимизиране на разходите за закупуване на компютри;
Идентифициране на неизползвани обекти;
Формиране на списък за отписване;
Контрол върху промените в стойността на имота;
Поддържане на дисциплината на отговорните за техниката.

Опис на компютрите в мрежата

В момента има голям брой специални програми, които ви позволяват бързо да извършите инвентаризация на компютри. За да се извърши инвентаризацията по автоматизиран начин, е необходимо цялото оборудване на компанията да бъде свързано към една мрежа. Редът на по-нататъшните действия е даден в таблицата.

Използването на автоматизирана програма има редица предимства:

Възможност за използване на шаблон или самостоятелно разработени форми за отчетност
Проверка на фона;
Спестяване на време;
Няма нужда да отделяте служителите от изпълнението на техните задължения;
100% точност на получените данни.

Проверява се целият обем данни за компютърен хардуер и софтуерни продукти.

Отчитане на инвентара на компютърна техника

Недостигът на компютри се отписва по остатъчната стойност в 94-та сметка за недостиг. Ако виновникът бъде идентифициран, той трябва да компенсира щетите. Стойността му се определя от стойността на имота според баланса. Ако виновното лице не бъде открито или съдът откаже да събере средства от него, тогава недостигът се отписва на финансовия резултат. По същия начин се отчита и загубата от непреодолима сила.

Излишъкът се взема предвид при пазарна оценка. Определя се от цената за подобен обект, потвърдена в писмена форма, например от производителя или според становището на експертни оценители. Разходите трябва да бъдат документирани. Съответната сума се начислява към финансовия резултат.

В отчета за доходите излишъкът е показан под позиция "Оперативни приходи".

Пример. В LLC Vympel компютър с балансова стойност от 48 000 рубли е загубен. Сумата на амортизацията е 14 000 рубли. Разследващите органи не установиха виновника и издадоха подходящо решение. Обектът се отписва на финансовия резултат.

Dt 01,2 Kt 01 48 000 руб. - отразява първоначалната цена на липсващия компютър;

Dt 02 Kt 01,2 14 000 RUB - отчита се износването;

Dt 94 Kt 01,2; Dt 91,2 Kt 94 34 000 руб. - отписан недостиг.

Условия за проверка

Компютрите са основните активи на компанията. В съответствие със закона, планираната от тях инвентаризация се извършва веднъж на всеки 3 години преди попълването на окончателните финансови отчети. Ръководството може самостоятелно да определи времето и честотата на одита и да отрази това в счетоводната политика.

Инвентаризацията е задължителна поради следните причини:

Смяна на отговорни служители;
Идентифициране на случаи на кражба и повреда на имущество;
Ликвидация на дружество или неговата реорганизация;
Спешни случаи и природни бедствия;
В други случаи, установени от закона (точки 1.5, 1.6 от препоръките, одобрени със заповед № 49).

Процедурата за провеждане на компютърно счетоводство

Преди да започнете инвентаризационни дейности, трябва да извършите подготвителни мерки. За да се опрости процедурата, към всеки обект трябва да се прикрепи етикет. Той отразява следната информация:

Име на предприятието;
Име на обекта според счетоводните данни;
Инвентарен номер;
Отговорен служител.

Редът на инвентара е показан в таблицата:

Поръчката може да бъде изготвена под формата INV-22 или във всякаква форма. Документът посочва причината за проверката, състава на комисионната, началната и крайната дата, какъв имот се инвентаризира. Данните по време на проверката се записват в инвентарните записи (формуляр INV-1, INV-1a за нематериални активи).

Информацията в тях е групирана по отговорни служители и структурни звена. Те съдържат счетоводна информация за номенклатурата, количеството и инвентарните номера на обектите, които трябва да бъдат проверени. По време на проверката на оборудването комисията вписва в описите подобни данни в действителност.

Ако се установи дефектно оборудване или липсата му, се изготвя протокол на името на директора. Той записва имената, броя на изгубеното или неизползваемо оборудване за по-нататъшна употреба. Тук се посочват причините за установените дефекти, поставя се подписът на служителя, отговорен за безопасността на ценностите и членовете на комисията. Идентифицираните излишъци се съставят по същия начин.

Въз основа на тези описи комисията съставя акт за резултатите от контрола. Последната стъпка е съгласуване на получената информация със счетоводни данни. Правят се необходимите корекции, извършителите се наказват и т.н.

Компютърът трябва да бъде регистриран и амортизиран за целия период на своята работа. Срокът на експлоатация се определя като 30 месеца. Амортизацията се начислява на линейна основа.

1/30 * 100 = 3,33% - норма на амортизация;

(50 150 - 7 650) * 3,33% = 1 415,25 рубли. - сумата на амортизацията на месец.

Dt 08 Kt 60 50 150 рубли. - компютър, приет за счетоводство;

Dt 19,1 Kt 60 7 650 руб. - с включен ДДС за закупения обект;

Dt 01 Kt 08 50 150 руб. - компютърът е включен в дълготрайните активи;

Dt 91,2 Kt 02 7 076,25 r. - отразена амортизация за 2015 г. (1 415,25 * 5);

Dt 26 Kt 02 14 152.50 руб. - отчетена е сумата на амортизацията за текущата година към момента на откриване на грешката (1 415,25 * 10).

Програма за автоматизирани инвентаризации

При автоматизирания метод на инвентаризация, етикетите с баркод се отпечатват от компютърната база данни с идентификационни данни за всеки обект. Впоследствие те се залепват за подходящото оборудване. Когато се кодира по този начин, за инвентаризацията се използва програмата 1С "Счетоводно оборудване". В интернет можете да изтеглите демо версия и да гледате презентацията.

Известната програма Hardware Inspector проверява компютрите чрез сканиране на баркодове.

Всички специализирани програми на пазара имат подобна оперативна процедура. Например, лесно е да изтеглите и използвате продукта Network Computers Inventory. Тя ви позволява да откривате остарели модели, да планирате надстройки на оборудването, да избирате компютри, чийто ресурс не съответства на изпълнените на него задачи и т.н.

Програмата IT Invent се е доказала добре. Той поддържа мрежово сканиране и събира информация за всички мрежови устройства. С негова помощ можете да извършите инвентаризация на мрежови компютри във всички клонове на компанията.

Безплатната версия съдържа ограничен набор от функции; пълният им списък е наличен в търговската версия на продукта. Друга програма „10-Strike: Computer Inventory“ се предлага в няколко модификации. Организацията може да избере по-подходяща за целите си.

Счетоводни записи за счетоводно излишък и недостиг

За да се отразят резултатите от инвентаризацията в счетоводството, се предоставят следните стандартни операции:

Счетоводно излишък:

Дт 08.3 Кт 91.1 - отчитат се доходи под формата на дълготрайни активи;

Dt 01 Kt 08 - обектът се приема за отчитане на пазарна цена.

Dt 91.1 Cr 99 - отразява печалбата от приемането на неотчетен обект за счетоводство.

Дефицит:

Ако виновникът не бъде открит, щетите се отразяват по следния начин:

Dt 94 Kt 01 - установен недостиг;

Дт 02 Кт 01 - амортизация на липсващия обект е отписана;

Dt 91,2 Cr 94 - загубата се дължи на други разходи.

Ако виновникът бъде намерен, тогава операциите са както следва:

Dt 73 Kt 94 - недостигът е отписан на виновника;

Dt 50 Kt 73 - служителят е изплатил дълга;

Dt 70 Kt 73 - дългът се удържа от доходите на служителя.

Често задавани въпроси и отговори на тях

Въпрос номер 1. Каква е максималната сума, която може да бъде удържана от заплатата на виновния служител, за да се изплати недостигът след резултатите от инвентаризацията?

Не може да се удържат повече от 20% от приходите месечно.

Въпрос номер 2. С какви последствия може да се сблъска една организация, ако данъчните власти намерят компютри без сметка?

Подобни грешки в счетоводството водят до изкривяване на финансовите отчети. Ако е равно на или повече от 10%, тогава минималната глоба ще бъде 5 хиляди рубли.

Въпрос номер 3. Възможно ли е да се възстанови установеният недостиг от финансово отговорен служител, който напусна преди началото на инвентаризацията?

Не. Съгласно чл. 232 от Кодекса на труда на Руската федерация, прекратяването на трудовия договор със служителя не го освобождава от отговорност за недостига. За да се докаже, че вредата е причинена от служителя, при уволнението му трябва да се направи опис. След известно време е невъзможно да се докаже вината му и да се събере и недостигът.

Въпрос номер 4. Как да вземем предвид липсата на оборудване, причинена от пожар?

Загубата по балансовата стойност се начислява към загубата за текущата година:

Dt 91.2 CT 94 - отписани щети от непреодолима сила.

Въпрос номер 5. Необходимо ли е да се изготви формуляр INV-1 за компютърно оборудване, отдадено под наем на други компании?

Не е задължително. Наемателят трябва да провери такова имущество. Той изпраща едно копие от инвентара с резултатите от инвентаризацията до лизингодателя.

Инвентаризацията на компютърното оборудване е необходима, за да се следи броят на обектите и да се определи производителността на тяхното използване. Използвайки тази процедура, организацията оптимизира разходите за закупуване на компютри, аксесоари и софтуер. Специалните програми позволяват то да се извършва, без да се отделя време и труд, за да се получат точни данни.

Санкт Петербург, Ленинградска област се обадете: +7 (812) 317-60-16

Обаждане от други региони на Руската федерация: 8 (800) 550-34-98