Документиране на резултатите от одита и наблюдение на изпълнението на препоръките

По време на всеки етап от одитора одиторите изготвят работни документи в съответствие с конкретни обстоятелства. В същото време информацията трябва да бъде достатъчно пълна и подробна, а документите да бъдат създадени по такъв начин, че опитен одитор, който не е участвал в този одит, да може впоследствие да разбере какъв вид работа е била извършена и да се превърне в основата на резултатите, заключенията и препоръките на одита.

Както при всички други форми на одит, когато извършват одити на изпълнението, одиторите трябва внимателно да документират подготовката, процедурите и резултатите от всеки етап от одита. В същото време, както беше отбелязано по-горе, одитът на изпълнението е уникален и не се повтаря толкова често. Това води до факта, че работните документи на одитора всеки път ще бъдат специфични, отразяващи знанията и информацията, получени по време на одита. Целта и контекстът на документите обаче трябва да бъдат прозрачни и да дават пълна картина на другите одитори за напредъка на одита на изпълнението, критериите, които са в основата му, и заключенията, достигнати от одитора.

Освен това, както е отбелязано в 5.3, доказателствата при одитите на изпълнението не винаги са точни и се оценяват от гледна точка. Следователно заключенията и препоръките трябва да бъдат ясно структурирани и да съдържат логическите заключения на одитора. До известна степен докладът за одит на изпълнението изпълнява функциите, предвидени в общите стандарти в други одити.

Работните документи на одитора не само трябва да потвърждават точността на фактите, но също така да подкрепят доклад, който трябва да бъде балансиран, справедлив и да разкрива изцяло темата на изследването. Например работните документи могат да съдържат препратки към аргументи, които не са били използвани от одитора по-късно в доклада, или описание на процеса на разглеждане на различни гледни точки, като се посочват причините, поради които не всички от тях са били използвани от одитора.

Стандартите INTOSAI постановяват, че одиторите трябва да документират адекватно одиторските доказателства в работни документи, включително планиране, изпълнение и препоръки. Получаването на подходящи работни документи е важно поради няколко причини:

а) да потвърди и подкрепи одиторската преценка и доклад;

б) да подобри ефективността и ефективността на одита;

в) те служат като източник на информация за изготвяне на доклади или предоставят отговори на всякакви искания от одитори, участващи в одита, или други;

г) може да представи доказателства, че одиторът е действал в съответствие със стандартите за одит;

д) улесняват планирането и надзора;

е) подпомага професионалното развитие на одитора;

ж) гарантира, че делегираната работа е извършена правилно;

а) представете доказателство за извършената работа за бъдещи справки.

Работните документи са всички съответни документи, събрани и получени по време на одита на изпълнението. Те включват документи за планиране, естество на одита, времеви ограничения, степен на извършени одиторски процедури, резултати и заключения, направени от получените одиторски доказателства. Следователно работните документи трябва да се формират от поне три раздела - планиране, одит и отчитане.

Работните документи служат като връзка между проведеното изследване и одиторския доклад и трябва да бъдат достатъчно пълни и подробни, за да предоставят разбиране за одита. Следователно те трябва да съдържат доказателства, натрупани от одитора в подкрепа на неговата преценка, заключения и анализ, да подкрепят препоръките, изложени в доклада.

Работните документи помагат на Върховната одитна институция да улесни достъпа до базата доказателства и по този начин допринасят за:

• планиране и извършване на одита;

• ефективно управление на отделни одити и одиторски задачи;

• надзор и преглед на одитната работа;

• наблюдение на записани доказателства по време на одиторска работа в подкрепа на одиторския доклад.

Одиторът следва да осигури поверителността и съхраняването на работните документи в период, достатъчен да отговори на законовите и професионални изисквания за запазване на документите.

Основната цел на одиторския доклад при одитите на изпълнението често е да убеди знаещите потребители, като предоставя нови идеи, а не официално изявление за одиторска увереност. Както целите на одита определят естеството на изискваните доказателства, те също така определят естеството на работните документи. Внимателното внимание към адекватността на работните документи е не само част от мерките за осигуряване на качеството, но и основата за професионалното развитие на всички одитори на върховния държавен одиторски орган. В края на краищата запознаването на одиторите, които са част от работната група, част от извършените процедури, записани в работните документи, ви позволява да подобрите качеството на одита, да постигнете целите му, както и да използвате най-добрите практики при бъдещи одити.

Всички одиторски преценки и заключения трябва да бъдат подкрепени с достатъчно подходящи доказателства. Те трябва да се разглеждат в контекста на предмета и целите на одита и да имат подходящи аргументи. За да формулира смислено и полезно становище, одиторът трябва да вземе предвид плюсовете и минусите на предприетите действия, както и техните бъдещи последици. Одиторът трябва да оцени получените доказателства, за да формулира собствената си професионална преценка, която впоследствие ще бъде отразена в заключенията. Резултатите от анализа и заключенията трябва да съответстват на целите на одита, да предоставят отговори на поставените въпроси.

Особеността на одита на изпълнението е, че по време на неговото провеждане рядко е възможно да се получи цялата необходима информация. Наличните данни могат да бъдат неточни, непълни или несъвместими. Следователно одиторите трябва да бъдат креативни в опитите си да намерят информация, която е поне. описва доста добре изследвания проблем. За да получи валидна оценка, одиторът търси различни начини да намери полезни данни за практически анализ. В някои случаи може да са достатъчни по-малко точни данни, съчетани с логическо заключение и друга информация. Например, ако целта е да се опишат общите тенденции. Друг начин е да се получи потвърждение от одитираните лица и други заинтересовани страни, че събраните по-малко точни данни все още дават разумна и честна картина на реалността, тоест събраната информация може да се използва като доказателство от един или друг вид и основа за по-нататъшни анализ и общи заключения.

Събирането на данни винаги е компромис между идеала (по-красиво решение) и реалността (по-малко красиво решение). Надценяването на възможностите и отдадеността на намирането на пълни и точни данни може да попречи на ефективността на одита. Следователно е необходимо непрекъснато да се сравняват точността с разумността и икономичността. Така че одиторите винаги трябва да се опитват да бъдат практични в усилията си за събиране, интерпретиране и анализ на данни. Важно е обаче да информирате потребителите на одиторския доклад за качеството на цялата събрана информация, както и за начините за получаването й.

Както беше отбелязано по-горе, одитът на изпълнението се състои от редица аналитични процеси, които постепенно се развиват, преминават през определени етапи на взаимодействие, което ви позволява да получите отговори на поставените въпроси. Чрез различни методи одиторът се опитва да проучи задълбочено и творчески проблем или ситуация. Чрез сравняване и анализ на данни, получени от различни източници, одиторът обобщава резултатите, за да изгради хипотези, които след това се тестват. Целият този процес е тясно свързан с изготвянето на одиторското становище, може да се разглежда като неразделна част от аналитичния процес, който завършва с получаване на отговори на одиторски въпроси. Важно е одиторите да работят целенасочено и систематично, с дължимата грижа и обективност.

Докладите на одитора трябва да бъдат изчерпателни, убедителни, навременни, разбираеми за потребителя и балансирани. Приобщаването означава да разполагате с цялата информация, необходима за постигане на целите и решаване на основните одитни въпроси. За разлика от одиторския доклад при финансов одит, докладът за одит на изпълнението трябва да бъде достатъчно подробен, за да даде разбиране на предмета, одиторската преценка и заключения. За да се гарантира достоверност, докладът трябва да бъде логически структуриран, подходящ, да съдържа ясна връзка между целта на одита, критерии, резултати, заключения и препоръки. Също така са предоставени техните достатъчно мотиви. При одита на изпълнението одиторите докладват за своите заключения относно икономичността и ефективността на придобиването и използването на ресурси, ефективността на този процес по отношение на постигането на планираните цели.

• разумни отговори на поставените въпроси;

• всички използвани ограничения на данните.

Докладът трябва ясно да отговори на одиторския въпрос или да обясни защо не е било възможно да се направи това. Освен това одиторите трябва да обмислят корекции в формулировката на одитните въпроси, адекватността на подходящите доказателства и достатъчността им да отговорят на поставените въпроси. Също така може да се проследи логическа връзка между целта на одита, въпроси, резултати и заключения. В доклада одиторът трябва да обясни защо и как проблемите, отбелязани в доклада, които възпрепятстват ефективността. Наблюдаваното лице или потребителите на отчета трябва да разберат точно какви коригиращи действия трябва да бъдат предприети. Така че, когато е необходимо, докладът може да съдържа препоръки за подобряване на ефективността и ефективността. Информацията, съдържаща се в доклада, трябва да бъде възможно най-ясна, заключенията - кратки, логични, разбираеми, недвусмислено формулирани. Като цяло докладът трябва да бъде конструктивен и да допринася за подобряване на знанията.

Яснотата, последователността и стабилността на препоръките са от съществено значение и трябва да бъдат свързани с целите, резултатите и заключенията на одита. Заедно с пълния текст на доклада, те трябва да убедят читателя, че тяхното изпълнение вероятно ще подобри значително поведението на държавните операции и програми или ще реши проблемна ситуация. Например това може да се случи чрез намаляване на разходите и опростяване на управлението, подобряване на качеството и обема на услугите или увеличаване на тяхната ефективност, увеличаване на ползите за обществото.

Трябва да се помни, че разпространението на одиторски доклади спомага за изграждането на доверие в институцията за публичен одит в обществото. Следователно докладите се предават на одитирани лица, изпълнителни и/или законодателни органи и в повечето случаи трябва да бъдат публично достъпни (директно или чрез медиите).

Важен аспект е проследяването на процеса на изпълнение на препоръките, направени от одиторите, и резултатите от тях. Последващите последващи действия трябва да бъдат правилно представени, за да се осигури обратна връзка. Одиторите трябва да обмислят коригиращи действия, предприети от контролирани лица или други отговорни страни въз основа на резултатите от одита на изпълнението. Като цяло това е самостоятелна дейност, която добавя стойност към процеса на одит на изпълнението, като засилва въздействието му и полага основите за подобряване на бъдещите одити. Той също така насърчава мониторите и другите потребители да приемат сериозно одиторските доклади и предоставя на одиторите полезни уроци за бъдещия одитен дизайн и методология за изследване. Мониторингът на изпълнението на препоръките не се ограничава само до тяхното изпълнение, но се фокусира върху това как наблюдаваните лица са решавали проблеми и елиминирали големи недостатъци във времето.

Когато наблюдава препоръките, предоставени в одиторския доклад, одиторът трябва да се съсредоточи върху заключенията и препоръките, които остават релевантни в бъдещите дейности. Дългосрочните резултати могат да се отчитат отделно или под формата на обобщен отчет, който от своя страна може да съдържа анализ на различни одити, подчертавайки общите тенденции и други подобни. Наблюдението на изпълнението на препоръките може да допринесе за по-доброто разбиране на стойността на одита на изпълнението за определен период от време или в конкретна предметна област, е логичното заключение на целия одитен процес.

Обобщавайки, ние отбелязваме, че представените методологични препоръки за одита на изпълнението са от общ характер и се предлагат като основа за по-нататъшни разработки. Натрупването на опит от Сметната палата при провеждането на различни одити на изпълнението в крайна сметка ще разшири съответната методологична база. В същото време подобни насоки за провеждане на други форми на държавен одит изискват разработването и прилагането. Комбинацията от проверени във времето международни стандарти, резултати от изследвания, собствен опит и най-добрите чуждестранни разработки в тази област ще се превърне в основа за успех при провеждането и постигането на целта на държавния одит.