Съобщения - 2019

Бизнес процеси: как да ги опишете, отстраните и отстраните грешки. Работилница.

Семинар "Данъчна сигурност и фирмени проверки"

Бизнес лагер "Ефективно финансово управление"

Бизнес интензив "Бизнес стратегия: Как да я създадем и приложим"

Бизнес лагер "Маркетинг от А до Я. Как да изградим система от хаоса"

Бизнес лагер "Контрол върху собствеността на финансите"

График на всички събития

Горе Михаил Рибаков
и партньори

Михаил Юриевич Рибаков е бизнес консултант. Основател на екипа "Михаил Рибаков и партньори".

Михаил: консултант и човек. Гледайте в кратък филм ...

Докато формализирате бизнеса си, се генерират все повече и повече документи. Скоро идва моментът, когато мениджърите и служителите се затрудняват да ги държат в главите си. Освен това се появяват различни версии. Във всеки момент от време само един е от значение и всеки трябва да работи по него. Освен това различните документи трябва да бъдат свързани помежду си.

Спомням си как в една голяма петролна компания служителите преброиха 11 противоречиви документа през годините, описващи същата сложна технологична операция. Всички документи се считаха за валидни.

Така документацията расте. И това не е изненадващо: самият бизнес по правило също се усложнява, докато расте и се развива. Като екип имате по-задълбочено разбиране за това как работите (преди да сте го направили интуитивно), опишете своето разбиране и споразумения.

И така, какво се случва? Започнахте да създавате система, но се оказа някаква „бюрокрация с куп хартии“? да и не.

В моята практика някои силни харизматични фирмени лидери, след като зададоха този въпрос, се отказаха от систематизирането на бизнеса и оставиха всичко както е. Но е задънена улица 1 .

Оказва се дилема. От една страна, не е възможно без официални документи, това е връщане към първоначалната бъркотия. От друга страна, системата лишава бизнеса от мобилност. Преди това лидерът взе решение - и тогава то беше приложено. И сега първо трябва да обмислим всичко, да се съгласим, да направим промени в документацията. За много забележителни лидери това е като сърп на най-важното място.:)

Изходът е да се създаде най-полезната и компактна документация, която винаги се актуализира. Мениджърите и служителите наистина го използват в ежедневната си работа. Изисканата технология подобрява ефективността и последователността на организацията. За хората това не е в тежест - напротив, значително опростява живота им.

Например на работното място на всеки служител има кратки (1-2 страници), разбираеми, подходящи диаграми на процесите, в които той участва. И това е всичко - няма длъжностни характеристики за вас! 2

Ако описанието на вашия бизнес е многотомна работа, лежаща в сейфа на режисьора, тогава той е безполезен. Това често се случва с документи, които се разработват при създаване на система за управление на качеството (СУК), базирана на ISO 9001. В резултат на това най-полезното се оказва празна формалност.

Тъй като кодът се състои от редица правила или насоки, той може да бъде допълнен чрез изпращане на известия за отмяна на стари и въвеждане на нови елементи. Ето пример за такова известие:

Документацията е модел за вашия бизнес, а не само парчета хартия. Качеството на превозното средство и комфортът на дома зависят от техния дизайн. Успехът на даден бизнес зависи от това как е проектиран и как се реализира планът на архитекта.

Важно е да се запази целостта на модела. Съберете цялата си бизнес документация на едно място - архитектурната библиотека на компанията. Удобно е да го организирате като система от папки на сървър, в DropBox, GoogleDrive и т.н. (разбира се, ограничете разумно достъпа в тази важна информация). Настоящата версия на всеки документ е лесна за намиране, там се съхраняват стари и работещи версии: в архива в отделни папки. Удобно е да качвате готови версии на документи в интранета на компанията. Документите трябва да бъдат наименувани просто, ясно и последователно.

Нашите клиенти използват прости инструменти, обикновено Microsoft Word и Excel (или техни аналози: Google Docs, Open Office). Опитите за прилагане на сложни технологии почти винаги изместват фокуса на екипа от същността на подобряването на бизнеса към инструменти: вместо да обсъждат бизнес задачи и споразумения, хората изразходват енергията си за овладяване на сложни методи и ИТ системи 4. И все пак те не разбират и не ги прилагат напълно. Силата е в простотата.

Препоръчвам да създадете речник. Сътрудничеството между хората често се усложнява от факта, че те разбират определена концепция по различен начин. Една компания, след по-внимателна проверка, откри шест различни тълкувания на термина „изпратен“ в различни отдели. Естествено, те действаха някои в гората, други за дърво: всеки от собствената си картина на света. Речникът помага за решаването на този проблем. Въведете в него всички условия и понятия, около които пламват спорове - договорете общо разбиране и влезте в документа.

Пример 54. Алексей Тимонин, Главен изпълнителен директор на онлайн туристическия магазин OZON. пътуване: „Възможността за актуализиране на описанието на бизнес процесите е от решаващо значение. Многократно решавайки този проблем в OZON.ru, ние разработихме специален набор от инструменти, напомнящ донякъде на функционалността на Microsoft Visio, който ви позволява да създавате йерархия на процеси, функции и роли, както и да създавате графични и текстови описания вътре. Ако е необходимо, можете да създадете документ във формат MS Word - но описанието на процесите първоначално се съхранява в системата. В рамките на компанията е формирана наредба за одита и одобрението на основния BP - на редовни интервали с ръководителите на съответните отдели. Под подпис и лична отговорност. Като цяло работи ".

Определете кой ще ръководи развитието на бизнес архитектурата. Това е много важна роля - „главният архитект“ на компанията 5. Такъв човек е необходим и ако външни консултанти ви помагат в изграждането на системата. В нашите проекти с клиенти винаги настоявам за назначаването му. Без него тази работа рано или късно се срива.

„Главният архитект“ трябва да има достатъчно време и енергия, за да управлява развитието на бизнеса, да поддържа и подобрява неговата архитектура и да прилага промени в живота. Той трябва да има:

системно мислене от една страна и
комуникативни умения, организационни умения - от друга.

В крайна сметка е необходимо не само да „начертаете схеми“, но и да „разпалите“ колегите, да ги включите в развитието на бизнеса, да им помогнете да преговарят, да предотвратяват и преодоляват съпротивата на хората. Организирайте тази работа, включително въвеждането на иновации.

При микробизнеса, понякога, отначало архитектът е самият собственик. Въпреки че тази ситуация е принудителна: по-добре е той да играе ролята на клиент 6. Постепенно той делегира bотноснопо-голямата част от тази работа на своите служители.

Но в същото време самият той продължава редовно да проявява интерес към нея, да я подкрепя със своята воля. В големите организации също. Както вече казах, развитието на бизнеса е необходимо преди всичко на собственика му.

Пример 47. Василий Торопин, Управител на VimpelCom (Билайн): „Ключовият момент е спонсорството (подкрепата) на главния изпълнителен директор. Ако ръководителят на процеса не усети това и участниците в процеса не го усетят, нищо няма да работи.

Бих искал да отбележа, че „главният архитект“ не трябва сам да извършва работата по структурирането на бизнеса. Като описва и подобрява бизнеса в един човек, той създава мъртвородени модели. Които може да са по-евтини от тези, създадени от външни консултанти, но също така имат малка стойност.

Задачата на такова лице е да организира и координира работата по възстановяване на реда в компанията. Не той трябва да създава документите, а членовете на работните групи - мениджърите и ключовите служители на различни отдели, включени в групата. Утвърждаването е висше управление, при това съзнателно, а не автоматично.

"Главният архитект" трябва да помага на работните групи: с теглото си във фирмата,ивизия и методи на работа.

Важно е Клиентът, „архитектът“ на компанията и ръководителите на работните групи да разбират дълбоко технологията за въвеждане на ред в бизнеса. Поне оставете да изучават подробно нашите книги. По-добре е, освен че изучават теория, да преминат и Основния бизнес лагер „Как да наредим нещата в бизнеса“, който провеждаме два пъти годишно 8. Това значително помага за отстраняване на грешки в даден бизнес, увеличава шансовете за успех. В противен случай може да загубите години.

Г. Емерсън (1911): „Въвеждането на нови правила в кодекса трябва да бъде поверено на квалифициран и заинтересован служител на такава работа, на когото трябва да бъдат получени всички предложения. По същество кодът се създава не от този служител, а от колективния опит на цялото предприятие, колективно отчитане на производствените нужди. Кодът се подписва от главния ръководител на делото. Освен това може да са необходими допълнителни визи за началниците на подразделения. Така например, правилата за инсталиране и поддръжка на задвижващи ремъци трябва да бъдат изготвени от ръководителя на ремонтния отдел; резюмето и изданието попадат в партидата на „кодификатора“ и след това правилата се предоставят за подпис не само на председателя и управляващия директор, но и на управителя, ръководителите на работилници и работилници и дори на пазителя на колана. Ако този майстор не харесва правилата, тогава той може да не ги подписва, докато не се оправи или докато не му бъде доказано, че греши, но тъй като правилата са подписани, той не смее да се отклонява от тях. Естествената склонност винаги ни води до анархия и индивидуален произвол, но трябва да помним, че анархията не води до нищо добро.

Така че настоящият код на стандартните писмени инструкции постепенно ще се разраства, в по-голямата си част, предложен и разработен от самите работници и служители "9 .

Как се управлява бизнес архитектурата и свързаната с нея документация във вашата компания? Има ли система? Удобно ли е да го използвате?

Кой е главният архитект? Има ли работни групи? Участват ли хората в развитието на бизнеса? Доволни ли сте от резултатите?

Създайте ефективна система за управление на архитектурата за вашия бизнес.