Акт или изявление: какво да издадете при отписване?

Свързани статии

В отчетните документи няма ясни индикации, в кои случаи за регистрация на отписване на материални запаси е необходимо да се приложи Изявлението за издаване на материални активи за нуждите на институцията (ф. 0504210), а в кои - Закона относно отписването на материални запаси (ф. 0504230). Как може счетоводителят да направи този труден избор?

Не изпадайте в крайности

Когато решавате процедурата за отписване на материални запаси, е важно да не изпадате в крайности.

Не можете да отписвате всички материали безразборно веднага след освобождаването им от съхранение. В крайна сметка на никого не му хрумва да отпише парични средства, издадени на отговорно лице, без документи, потвърждаващи направените разходи. Материалните запаси, дадени на отговорни лица от местата за съхранение, всъщност са еквивалент на пари - те все още не са изразходвани за нуждите на институцията и този факт трябва да бъде надлежно потвърден.

Другата крайност е опит за проследяване, почти в реално време, от склада до мястото на крайната употреба, съдбата дори на най-нискокачествените материали чрез издаване на голям брой документи за много малки суми. В този случай съществува голям риск да се удавите в море от маловажни хартии и да загубите от поглед наистина важни въпроси.

Кой е най-добрият начин за организиране на отписването на материални запаси? На първо място е необходимо да се раздели цялата гама от инвентар, използван в институцията, на две големи групи: консуматив и неконсуматив. Консумативите могат да включват канцеларски материали (хартия, тетрадки), храна, горива и смазочни материали, крушки, лепило, пирони, аксесоари за шиене. Съставът на незаразходните запаси може да включва отделни компоненти на компютри (клавиатури, манипулатори от типа „мишка“), дрехи и обувки, бензинови триони, спално бельо и аксесоари и др.

Ефективното използване на ресурсите позволява регулирането на разходите им в институцията. Този инструмент може да се прилага както за консумативи, така и за консумативи.

Нормите на потребление на запасите могат да бъдат донесени до институциите от учредителите или разработени от тях самостоятелно (като се вземат предвид показателите за потребление на ресурси в институцията през предходни години, изискванията за спестяване на материали и пари, включително регулаторните изисквания, обема на разходи за материали за подобни нужди в други организации, които решават сравними задачи и др.).

Отписване на консумирани материали

В съответствие с нормите на потребление на съответния вид материални запаси, те могат да бъдат издадени на отговорни лица. По-специално за тези цели се използва Декларацията за издаване на материални активи за нуждите на институцията (ф. 0504210). Отличителна черта на този първичен документ е възможността да се издават материали по него на няколко служители на институцията.

Според Vedomosti (f. 0504210) хартия и други канцеларски материали могат да се издават на отговорни служители на всяко структурно звено на институцията в съответствие с утвърдените стандарти, за да се осигури дейността на тези звена в определен период от време.

Въз основа на „Ведомости“ (ф. 0504210) се потвърждава не само фактът на движение на материални запаси в институцията, но и те се отписват. Ефективността на използването на резерви за решаване на проблемите, пред които е изправена институцията, в този случай се потвърждава от самия факт на липса на грешки в работата на структурната единица и използването на норми, които не са били произволно определени, но въз основа на икономически обосновани изчисления.

В същото време използването на нормите на потребление далеч не винаги е достатъчна основа за отписване на консумираните материални запаси от баланса веднага след доставката от местата за съхранение. В редица случаи издаването на материали на отговорни лица според нормите на потребление въз основа на Изисквания-фактури (f. 0315006), Таблици (f. 0504210) и други подобни документи се записва само като вътрешен трансфер между съответните аналитични сметки на сметка 105 00 "Материални запаси".

Отписването на баланса се извършва само след документално потвърждение за постигане на целите, за които са издадени материалите, и връщането на балансите им в склада.

По подобен начин (на два етапа), но с използването на други форми на първични документи, се издава издаването и отписването на определени групи материални запаси, по-специално хранителни продукти и горива и смазочни материали.

Когато решавате много еднократни задачи, няма смисъл да прилагате норми на разход на материали. Например издаването на тъкани и шевни аксесоари за производството на облекла от институцията може да бъде формализирано с Декларация (ф. 0504210), а отписването - със Закон за отписването на материални запаси (ф. 0504230 ), които могат да бъдат изготвени само след като останалите тъкани и шевни аксесоари бъдат върнати в склада, а също и след регистрация на произведени дрехи.

Отписване на неразходни материали

Документирането на използването на запаси, които не се консумират, трябва да бъде насочено към решаване на два проблема:
1) осигуряване на безопасността;
2) предотвратяване на злоупотреби, свързани с неоправдано отписване и придобиване на нови подобни материали.

Първата задача се решава, като се вземат предвид такива материали в контекста на отговорните лица през целия период на тяхното използване в институцията. Например униформи, специално облекло могат да се издават на служители съгласно Листове (формуляр 0504210), без да се отписва балансът. В същото време издаването на компютърни аксесоари (клавиатури, манипулатори от типа "мишка") също може да бъде издадено от Sheets (f. 0504210), но с отписване от баланса и отразено на специален off -балансова сметка по начина, предписан от счетоводната политика (в контекста на потребителите).

Вторият проблем се решава чрез нормиране. Например много отдели разработват стандарти за предоставяне на униформи, специално облекло и също така одобряват времето за носенето им. Когато облеклото стане собственост на физически лица след изтичане на периода на носене (по други причини), стойността му се отписва от баланса въз основа на Закона за отписването на меки и битови инвентари (ф. 0504143 ). Отписване на компютърни аксесоари, записани извън баланса, след изтичане на планирания период на използване и (или) потвърждаване на невъзможността за по-нататъшната им експлоатация може да се извърши въз основа на закони (f. 0504230).

Въз основа на резултатите от отписване на неконсумативни запаси, различни материали, които се използват в текущата дейност на институцията (парцали, малки компютърни резервни части и др.).

Съответните бележки се правят в актовете за отписване на материални запаси, а прехвърлянето на новоприети стойности за счетоводство към местата за съхранение може да бъде съставено от Изисквания-фактури (f. 0315006).

За справка

Фактите за отклонения от установените норми за потребление на материални запаси (както нагоре, така и надолу), както и използването на ресурси в съответствие с нормите, но без постигане на даден резултат, сами по себе си не могат да се считат за нарушения на действащо законодателство. Служителите на институцията могат да вземат подходящи управленски решения само след анализ на всички обстоятелства, довели до появата на отклонения.

Настоящите нормативни правни актове не установяват ясни граници между:

консумативи и консумативи;
ценности, които да бъдат отписани веднага при издаване от местата за съхранение, и имущество, което може да бъде отписано от баланса само след съставяне на допълнителни документи. Определяйки в счетоводната политика процедурата за отписване на различни материални запаси, институцията трябва да изхожда от това колко е важно да се осигури контрол върху безопасността на определена група (вид) материали, колко важни са те.

Разбира се, от една страна, отчитането на позициите в баланса през целия период на работа ще позволи на институцията да избегне претенции от регулаторните органи. От друга страна, ползите, получени от информацията, генерирана в счетоводството, трябва да бъдат сравними с разходите за нейното изготвяне.