СТЪПКА консултации

Консултации по управление и собственост от 1994 г.

Главно меню

Kert Finch - Главен изпълнителен директор на Journyx, разработчик на първото в света онлайн приложение за проследяване на времето.

ROI
Ръст на продажбите
Време за пускане на пазара
Наличност на услугата
Ползване на услуги

Офисът на проекта помага на компанията да намали времето за пускане на пазара, като гарантира спазването на крайните срокове на проекта. Това допринася за удовлетвореността на клиентите, увеличава доверието в екипа на проекта и предоставя по-големи възможности за точно прогнозиране на жизнения цикъл на новите проекти. По-важното е, че гарантира, че продукт, чието издание зависи от времето, като компютърна игра с коледна дата на пускане, не пропуска краен срок, което може да доведе до рязко намаляване или отмяна на продажбите.

За повечето компании ролята на проектния офис остава загадка. Разбира се, всеки знае, че проектните бюра съществуват, за да рационализират проектните операции и да избегнат загубата на време и пари. Но какво всъщност правят? Неуспехът да се намери отговор на този въпрос накара много компании да поставят под въпрос стойността на своите офиси за проекти години след отварянето им. Обаче проектната служба трябва да докаже своята стойност, а не ръководството на компанията, и нека си признаем, те не винаги могат конкретно да демонстрират своя успех.

Тъй като проектният офис е отделът, който непрекъснато трябва да повишава ефективността, демонстрирането на този постоянен растеж може да бъде проблематично. Това обаче е необходимо. Според проучване на Института за управление на проекти, приблизително половината от всички офиси по проекта се затварят в рамките на две години след отварянето.

По-долу е даден списък на важните KPI, чрез които офис на проекта може да измерва собствените си резултати в контекста на общия успех на компанията. Този списък е съставен от данни, получени от изследвания, проведени от Центъра за бизнес специалисти, които станаха основа за книгата „Доказателство за стойността на управлението на проекти“. Тези специфични KPI имат голяма стойност за мениджърите и са идентифицирани за подобряване на практиките за управление на проекти.

1. ROI

ROI = (Доход - Инвестиция)/Инвестиция * 100%

Офисът на проекта увеличава възвръщаемостта на инвестициите на компанията, като осигурява увереност, че проектите са завършени успешно в съответствие с изискванията, одобрени от ръководството и други заинтересовани страни. Въз основа на този факт, ROI като KPI предоставя непълна представа за производителността на проектните офиси. Това е така, защото офисът по проекта обикновено няма пряко въздействие върху възвръщаемостта на инвестициите. Това е основата, върху която се гради успехът. В такъв случай възвръщаемостта на инвестициите трябва да се разглежда в комбинация с други показатели, за да се определи специфичното въздействие на проектното бюро върху цялостното представяне на компанията. ROI може да се използва за измерване на успеха, но за да се определи действителният принос на проектното бюро, този показател трябва да се разглежда отделно за всеки проект.

2. Ръст на продажбите

Ръст на продажбите = (Обем на продажбите за текущия период - Обем на продажбите за предходния период)/Обем на продажбите за предходния период

Проектният офис стимулира продажбите по същия начин, както стимулира възвръщаемостта на инвестициите. Той създава среда, в която ръстът на продажбите може да се случи без усилие, често подобрявайки други показатели в този списък, като време за излизане на пазара или наличност на услуги. Измерването на ръста на продажбите обаче не ни позволява да установим точно ролята на проектното бюро за увеличаване на този показател. Независимо от това, по-високите продажби са много атрактивен показател за висши ръководители, особено за финансови директори, защото това е, което инвеститорите гледат. Въпреки очевидните си ограничения, ръстът на продажбите е важен показател, тъй като подобренията в тази област предоставят повече финансови възможности за компанията и могат да осигурят потвърждение за важността на проектното бюро за тези, които не вярват в неговата полза.

3. Време за пускане на пазара

Време за пускане на пазара на даден продукт = Период от формиране на концепция до пускане на продукт/услуга.

Алтернативно време за пазар = Действително време за завършване на проекта - Планирано време за завършване на проекта.

Офисът на проекта може да подобри времето за пускане на пазара по два начина. Първо, чрез увеличаване на скоростта на завършване на проекта. Предимствата на това са очевидни: колкото по-бързо проектът е завършен, толкова по-бързо продуктът/услугата ще бъде готов за излизане на пазара, което обикновено означава по-голямо удовлетворение на клиентите и компанията. Също така този показател може да бъде подобрен чрез увеличаване на спазването на графика на проекта. Това допринася за удовлетвореността на клиентите, увеличава доверието в екипа на проекта и предоставя по-големи възможности за точно прогнозиране на жизнения цикъл на новите проекти. По-важното е, че този показател гарантира, че продукт, чието издание зависи от времето, като например компютърна игра с коледна дата на пускане, не пропуска краен срок, което може да доведе до рязък спад в продажбите или анулиране. Чрез подобряване на времето за пускане на пазара, офис на проекта може да рационализира процесите. Например, един проект може да бъде завършен навреме, без да се пропускат етапи при неговото изпълнение.

4. Наличност на услугата

Наличност на услугата = Действително начално време - Оптимално начално време

Наличността на услугата се определя от съотношението между началната дата на проекта и планираната начална дата на проекта. Този показател се различава от времето до пазара по два начина. Първо, той измерва времето, необходимо за изпълнение на конкретни задачи, докато времето за пускане на пазара се отнася до крайната дата на пускане на продукта. Второ, той може да бъде измерен в множество точки по време на проекта. Има смисъл да се разглежда наличието на услуга като еталон за компанията, тъй като тя измерва способността да завърши повече проекти или да отдели повече време на значими проекти. При висок процент на наличност на услугата, ако е необходимо, офисът на проекта може да разпределя ресурси за критични задачи. Тя може да бъде увеличена чрез оптимизиране на задачите и точно планиране на бъдещи проекти. Ниската наличност на услугата означава висока наличност на услугата. Проектните бюра са специализирани в подобряване на наличността на услуги чрез оптимизиране на задачите и точно планиране на бъдещи проекти. Компанията обаче трябва да внимава да не увеличи тази цифра до степен, че има голямо количество неизползвани ресурси. Пропилените ресурси могат да изтекат колкото и фирмените пари, ако лошо управлявани графици за обслужване.

5. Ползване на услуги

Използване на услугата = Часове на проекта/Общо време на проекта

В допълнение към разпределянето на задачите чрез увеличаване на наличността на услуги, използването на услугите позволява на офиса на проекта да се увери, че времето се изразходва ефективно. Използването на услуги означава контрол на ресурсите, разпределени за проекта, по-специално човешките ресурси. Опитните офиси на проекти могат не само да намалят броя на служителите, които са прекалено или преуморени, но също така могат да възлагат хората на задачите, които могат да изпълнят най-добре, максимизирайки възвръщаемостта на времето си. Увеличението на този показател означава по-високо качество на резултатите от проекта за същия период от време. Тази метрика ще спомогне за повишаване на удовлетвореността на клиентите и служителите и ще гарантира, че компанията извлича максимума от своите служители.

Този списък показва какво проектният офис може да направи за компанията. Докато проектното бюро доказа своята цялостна стойност за компанията, подробният му принос все още е под въпрос. Това е неприемливо в свят, в който повечето компании измерват представянето си чрез показатели. Предоставете на вашия офис на проекта тези показатели за успех и го оставете да се превърне в фар за изпълнение в море от хаотични показатели.