200 събития годишно или Как да създадете машина за събития

Наталия Троицкая е рядък професионалист в бранша. Портфолиото на директора на събитията на Mail.Ru Group включва стотици успешно реализирани проекти и най-смелите идеи. Нейният кариерен път е светла история на формирането на отдела за събития в компанията Mail.Ru Group. Редакторите на LCM успяха да разговарят с Наталия за това как да направят „уау“ без бюджет и да постигнат невъзможното.

ЗА НИВО НА КОМПАНИЯТА

Mail.ru Group е една от малкото, която има собствен отдел за събития. Как стигнахте до извода, че все още е необходимо?

Появата на пълноправен отдел за събития се случи органично. В началото на 2000-те само аз представлявах услугата за управление на събития. В допълнение към основната си работа в областта на маркетинга, само аз, без да включвам агенции, трябваше да организирам повече от десет събития с различни размери за една година. Трудността беше в липсата на бюджети. Всичко беше направено чрез бартер. Въпреки това, през 2008 г., работейки в такива условия, успях да доведа групата De-Phazz до 10-годишнината на нашата компания. Това се превърна в едно от най-добрите ми занимания. Признавам, времето беше трудно тогава, но интересно.

Компанията расте. След сливането с Astrum Online Entertainment през 2009 г. стана необходимо да се организират събития за играчи и игралната общност и поради това в отдела беше нает мениджър на игрови проекти. В същото време развивахме спонсорската насока: активно подкрепяхме развлекателни и ИТ проекти, за чиято организация наехме друг специалист. До 2012 г. отделът се състоеше от трима души, включително аз. Но от 2012 г. започнахме редовно да провеждаме интелектуални IT шампионати: Russian Code Сup (rcc.mail.ru), Russian Developers Cup, Russian Al Cup, във връзка с които започнахме активно да разширяваме отдела.

По този начин ние организираме повече от 200 събития годишно с различни размери и сложност.

Фирмите буквално застават на опашка, за да организират своето събитие с нас. Работата е там, че нашият офис е модерна платформа за събития, която разполага с всичко необходимо, а залите се трансформират при поискване в спортна площадка, конферентна зала или клуб.

Как се е променила работата на отдела по време на дългата ви кариера във фирмата?

Заедно с Mail.Ru Group сме от 14 години и все още се извършват промени в нашата работа. През последните десет години нивото на събитията се увеличи. Успешно внедрихме KPI система и сертифициране на служители. Станаха истински перфекционисти.

Като служители на технологична компания, информатизацията на процесите е просто необходима за нас. Поради тази причина преди няколко години създадохме онлайн календар, където всеки вижда графика на събитията и може да се запише за интересуващите ги. Освен това всички покупки сега преминават през нашата електронна тръжна система.

Но може би най-важната промяна беше пълненето на корпоративни събития със смисъл. Така корпоративната лятна ваканция вече е не просто пътуване до природата, но и благотворително събитие за набиране на средства за проекта Dobro Mail.Ru. Участвайки в различни дейности, през изминалата година нашите служители са събрали няколкостотин хиляди рубли.

Благотворителността е въпрос, който заслужава уважение, разбира се. Доколкото знам обаче, офисът на компанията също се е променил. Вярно е, че днес е възможно да бъдете домакин на странично събитие на вашата територия?

Точно. През 2013 г. се преместихме в новия ни офис, който по-късно се превърна в любимо място за вътрешни фирмени събития и, както планирахме, желано от организатори на събития от трети страни. На нашата територия успешно се проведоха събития на известни международни марки: Dribbble Meetup и OFFF design festival. Фирмите буквално застават на опашка, за да организират своето събитие с нас. Работата е там, че нашият офис е модерна платформа за събития, която разполага с всичко необходимо, а залите се трансформират при поискване в спортна площадка, конферентна зала или клуб.

ЗА НЕТРИВИАЛНИ СЛУЧАИ и разбиране

И все пак, каква е причината за желанието ви сами да затворите целия фронт на работата по събитието?

Стотици организирани събития и дългогодишен опит доказаха, че наличието на пълноценен отдел за събития е от полза за компанията. Първо, има очевидна икономическа полза. Работим директно с изпълнителя и знаем цените, без да приключваме. На второ място, поради тясната комуникация с клиента и разбирането на стратегията за развитие на компанията като цяло, качеството на събитията се подобрява. Знаем, че това е приоритет за компанията, имаме цифри и факти, които често не са достъпни за агенцията. Всъщност ние сме клиент и изпълнител, превърнат в едно.

Можете ли да ни кажете за процеса на подготовка и провеждане на събитие на конкретно събитие?

Едно от най-новите ярки събития беше проектът „Nichosi Skating Rink“ - интерактивна ледена арена с площ от 376 квадратни метра, която изградихме вътре в офиса. На откриването беше поканен олимпийският шампион Евгений Плющенко, който проведе майсторски клас на служителите на компанията и поканената преса.

Подготовката отне само два месеца. Първият етап е разработването на концепция. Обикновено имаме една или две седмици за това. Разработваме го от целия отдел, представяме го на главния изпълнителен директор и започваме активна подготовка: предписваме график, правим прогноза, избираме изпълнители, провеждаме търгове и т.н.

Втората трудност е техническата организация на събитията с пързалка. Един ден решихме да организираме представление от групата Noize MC, което означава, че е необходимо да се монтира сцена на тегло един и половина тона върху леда! Трябваше да се изчисли всичко в детайли, за да може лед с дебелина 10 см да издържи на такова тегло.

Третата трудност е поддържането на температурата на леда всяка минута. Невъзможно беше да се позволи на хладилника да се повреди, защото тогава ледената пързалка щеше да се превърне във водоем с тегло 18 тона. А под него има паркинг!

И четвъртата трудност беше демонтирането. В края на краищата не можахме да пробием леда, тъй като това може да повреди окабеляването на вградените светодиоди. Трябваше да бъде умен!

Стотици организирани събития и дългогодишен опит доказаха, че наличието на пълноценен отдел за събития е от полза за компанията.

Нека да преминем към подробностите. Творческата концепция на вашето събитие: как работи процесът на създаването му?

Ние измисляме концепции за целия отдел, често включващи HR специалисти и PR отдел. Щурми ефективно с голям екип. Винаги сме изправени пред KPI и специфични задачи, например: наличието на уау ефект, участието на публиката отвън, технологичен чип, висок SMM потенциал. Въз основа на тези задачи и наличния бюджет се раждат идеи, които представяме и след това избираме окончателната версия. Разбира се, ние изучаваме западния и руския опит, но винаги се стремим да внесем нещо свое, правейки пристрастие към цифровите технологии.

В редки случаи ангажираме агенции на трети страни за творческа работа. Ако идеите ни харесат, ние продължаваме да работим с изпълнителя по определен блок от задачи. Ние обаче никога не работим с агенции до ключ.

ЗА УЧАСТИЕТО И KPI

Как постигате най-голямо емоционално участие на публиката в проекта?

На първо място, трябва да разберете целта на проекта. След това се избират подходящите инструменти, тъй като степента на участие винаги се изисква. Когато задачата е да изненадаме, организираме катастрофа с резервоар, изграждаме пързалка в офиса, правим светлинно шоу в прозорците на сградата, каним Spider-Man да завладее нашата кула. Когато трябва да тренирате, ние каним звездни лектори, ние провеждаме майсторски класове за служители точно на работното място. Ако целта е да се увеличи лоялността на служителите, ние анализираме най-новите тенденции и се опитваме да измислим нещо технологично напреднало за нашите #happygeeks. Също така се стремим да интегрираме нашите продукти в събития. Например ние провеждаме куестове, използвайки нашето приложение MAPS.ME.

Измервате ли KPI за вътрешни и външни събития? Какви инструменти за оценка на ефективността сте тествали лично?

Основни критерии за оценка: качество на услугите, цена, професионален опит, прегледи на пазара. Добрият изпълнител е гъвкав като цена и бърз за работа.

ЗА ИЗПЪЛНИТЕЛИ НА БЕЛЕЖКА

За какво трябва да бъде подготвен изпълнител, който участва в търга на вашата компания? И кои са основните критерии за оценка?

От края на 2015 г. ние провеждаме тръжна платформа tender.mail.ru, за акредитация на която изпълнителите трябва да бъдат проверени от тръжната комисия. Той включва мениджър на събития, служител по сигурността и финансов контролер. Основни критерии за оценка: качество на услугите, цена, професионален опит, прегледи на пазара. Добрият изпълнител е гъвкав като цена и бърз за работа.

Какво е по-добре според вас: имайте постоянни партньори или те трябва постоянно да се променят?

На първо място, ние сме за ефективно сътрудничество и честен търг. Ако нашият редовен партньор спечели по отношение на цена и качество, ние ще работим с него. Ако дойде нов изпълнител и спечели търга, ще се радваме на ново сътрудничество. Състезанието е от съществено значение. Изпълнителите работят по-ефективно, когато знаят, че могат да бъдат заменени. В резултат на въвеждането на тръжната система, нашата компания намали разходите си и придоби нови партньори.

ЗА ПЕРСОНАЛА И ПРИНЦИПИТЕ

Кой има повече шансове да се присъедини към вашия екип: професионалист с опит или млад специалист?

Ние сме готови да издигаме професионалисти сами. Всъщност в момента в нашия отдел има трима ръководители, които са израснали в компанията и са надминали най-смелите ми очаквания. Разбира се, когато става въпрос за определен набор от задачи, за които е необходим човек, който е готов да се впусне в битка от първия ден, ние търсим професионалисти на пазара. Това може да е човек от агенция, дори от отдела за събития на друга компания. В този случай за нас е важен съответният опит зад него, който ще ни позволи да решаваме сложни, но безумно интересни задачи.

Има ли принципи на събитията във вашата практика, от които никога да не се отклонявате?

Да, абсолютно. Първият и основен принцип е, че няма нищо невъзможно! Опитваме се да изпълним всякакви поставени задачи, било то ограничен срок, минимален бюджет или въплъщение на най-амбициозните идеи. Вторият принцип е липсата на паника: дори ако покривът над главата му се срути, мениджърът трябва да се събере и да намери решение.

Какъв е основният съвет, който можете да дадете на тези, които мечтаят да влязат във вашия екип?

Обичаме отворени, позитивни, инициативни, честни хора с горящи очи, които наистина обичат работата си, не се страхуват да поемат отговорност и винаги са в търсене на иновации.

Моят личен съвет е винаги да се учиш, да се развиваш и да бъдеш иновативен.!