10 практически съвета как да бъдете домакин на успешен уебинар (онлайн семинар)

Уебинар (от думите „уеб“ и „семинар“) е „виртуален“ семинар, организиран чрез Интернет технологии. Уебинарът се характеризира с основната характеристика на семинара - интерактивността.

С други думи, прави се доклад, слушателите задават въпроси, а ораторът им отговаря. Най-лесният начин да организирате уебинар е да използвате услугите на компании, специализирани в предоставянето на тези услуги.

Плащането за организиране на уебинар се състои от броя на участниците, както и от времето на уебинара. Също така е възможно да се купуват „пакети“ за неограничен брой уебинари и участници за определено време. Предвид високата конкуренция на този пазар, много доставчици открито дъмпинговат.

Фирмите доставчици поемат цялата техническа страна на организирането на уебинара:

С други думи, организирането на уебинар не изисква напреднали познания за интернет технологиите. Изисква се обаче най-високото ниво на организация, в противен случай участниците в уебинара, които са лишени от важни (включително невербални) канали за комуникация с организаторите, ще се чувстват неудобно.

Предимства и недостатъци на уеб семинарите
Уебинарът има всички предимства на своя „голям брат“ на семинара, с изключение на възможността за „задкулисна“ комуникация между „посетителите“, както и „жива“ комуникация между тях и оратора (което е особено важно за харизматичните оратори ). Това са съществените недостатъци на уеб семинарите, но има много повече предимства:

Разходите за организиране на уеб семинари са значително по-ниски (няма нужда да се наема зала, оборудване, няма нужда да се поръчва кетъринг);
Висока наличност за „посещение“ от слушателите (няма нужда да купувате билети за влак или самолет);
Значителни спестявания на време за организиране;
Удобство за "посетители" (възприемане на информация в позната среда, без страничен шум и др.);
Интерактивно взаимодействие между говорещия и „посетителите“, както и „посетителите“ помежду им.

Следните са 10 практически съвета, как да организирам успешен уеб семинар:

1. Уведомете потенциалните слушатели предварително за датата и часа на уебинара
Въпреки факта, че уебинар е много по-лесно и по-бързо да се организира от семинар, това не означава, че е възможно да се информират слушателите ден преди това славно събитие. В зависимост от аудиторията е по-добре да изпращате покани 1 седмица предварително, с напомняне 3 и 1 дни преди излъчването. За някои групи този период може да бъде увеличен до 3-4 седмици. Правилото тук е, че колкото по-близки са отношенията ви с аудиторията, толкова по-кратък е периодът за уведомяване и обратно.

3. Планирайте удобно време за вашия уебинар
В нашата практика ние организираме три уебинара за нашите дистрибутори, това е единственият начин да покрием всички часови зони, в които се намират слушателите: от Япония до Европа и САЩ. По-удобно е за някои от слушателите да присъстват на уебинара сутрин, за някои следобед, ако е възможно - проведете анкета за най-удобното време.

4. Разработете показатели за измерване на ефективността на уеб семинара
Въз основа на вашите цели, разработете показатели за оценка на уебинара. В случай на потенциални клиенти, това е преходът им към „заинтересовани потенциални клиенти“ или „клиенти“, в случая с дистрибуторите - определена дейност, която очаквате след уебинара.

5. Проведете пробно провеждане на уебинара
Въпреки привидната лекота в организирането на уебинари и обширна документация, обхващаща всички възможни въпроси, не бъдете мързеливи да започнете пробно пускане на уебинара, за да проверите звука, способността да задавате въпроси и т.н. Това няма да отнеме много време, но вие минимизирате рисковете от технически „припокривания“ по време на официалната реч.

6. Представете интересна информация
Откровено е, но вярно. Продължаващият успех на бъдещите ви уебинари зависи от начина, по който провеждате първия си уебинар с определена група. Не забравяйте, че хората си губят времето, слушайки вашата презентация, и последното нещо, което искат да чуят, са стари факти и празен извод. Опитайте се да изненадате аудиторията си с нещо ново и неочаквано и тогава ще получите заинтересована публика, която с удоволствие ще присъства на следващата ви презентация.

7. Не се страхувайте да използвате много текст
Всеки опитен презентатор ще ви каже, че в презентациите на PowerPoint трябва да сведете до минимум текстовата информация и да преместите акцента върху картинки, диаграми и графики. Всичко това е вярно за „истинските“ доклади, където говорителят често пренасочва вниманието от екрана към себе си, самите думи на екрана са трудни за разглеждане и хората възприемат по-добре картини и диаграми. При уеб семинарите използването на текст не е толкова критично, така че можете безопасно да увеличите „дозата“ от символична информация във вашите слайдове. Освен това, ако английският не е роден език за публиката, това не само не е страшно, но и полезно.

8. Проверете вашия водещ
За вашия водещ, който и да е той, уебинар може да създаде „спокойно“ усещане. Няма контакт на живо с обществеността, следователно по-малко вълнение и в резултат на това подценяване на техните силни страни при подготовката за уебинара. Фактът е, че виртуалният доклад налага по-големи изисквания към речта на оратора, отколкото реалния. Причината се крие във визуалния контакт на „реални репортажи“, когато с помощта на жестове, пози, изражения на лицето, ораторът измества акцента от директно словесна информация към емоционално оцветяване, подсилвайки я със слайдове. В случай на уебинар остават само гласът и слайдовете и всяко колебание, неясна фраза, объркване веднага привлича погледа или по-скоро в ушите. Уверете се, че ораторът е подготвил внимателно речта си, няма да е излишно текстът да бъде разпечатка пред очите му по време на презентацията.

9. Един е добър, но два е по-добър
По време на лекцията слушателите могат да имат въпроси, които най-често се задават чрез чат (вид съобщение), ясно е, че говорещият не може да бъде едновременно „швейцарец, жътвар и геймър едновременно“ и той се нуждае от асистент, който едновременно ще вземе щафетата, казвайки на втория микрофон „Съжалявам, имаме въпрос по време на този слайд, Марк пита как да позиционира тази функция за бизнес клиенти“ - тогава говорителят може спокойно да отговори на въпроса, или кажете какво ще отговори след презентацията. В допълнение към въпроси по темата, някои слушатели могат да имат технически проблеми, като звук. Като правило причината е невъзможността да се намери подходящата настройка в менюто на програмата, излъчваща доклада. Всичко това лесно се решава от асистент във „заден план“ чрез „частен“ чат.

10. Провокирайте дискусия
Много е важно да провокирате дискусии и като се има предвид, че уебинарът не е много познат начин за комуникация за повечето слушатели, важно е периодично да им напомняте как да задават въпроси (технически), на които винаги ще се радвате да отговорите. Например, ако в презентацията има 25 слайда, тогава всеки пети слайд може безопасно да бъде напомнен за въпроси. Също така активно "популяризирайте" публиката за финалната дискусия, най-важното е да извикате една за разговор и другите посетители бързо ще вземат.

Като цяло организирането на уебинари не е трудно, поне ако вече сте организирали семинари, тогава няма от какво да се страхувате. Ако нямате опит с истински презентации, уебинар е друга причина да тествате силата си в по-удобни условия преди представление на живо.